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Michaela Gayer, Christian Hauptmann, Jürgen Ebert
Microsoft Dynamics NAV 2018
Das Anwenderbuch zur Abwicklung von Geschäftsprozessen
| 1 | Einführung in Microsoft Dynamics NAV |
Der Vorteil integrierter Unternehmenslösungen – auch unter dem Begriff ERP-Lösung (ERP = Enterprise Resource Planning; Planung von Unternehmensressourcen) bekannt – besteht darin, durch eine umfassende Unterstützung aller Unternehmensbereiche die Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg durchgängig zu unterstützen. Produktivität und Effizienz des Unternehmens werden erheblich gesteigert, indem durch Verknüpfung der Daten aus allen Bereichen ein nahtloses Zusammenspiel der Mitarbeiter möglich wird. So kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter ohne lange Rückfragen sofort Auskunft über Artikelverfügbarkeit und mögliche Liefertermine geben und parallel dazu die Bonität des Kunden bewerten.
Trotz dieser offenkundigen Stärke von ERP-Lösungen werden die Möglichkeiten häufig nicht genutzt. In vielen Fällen liegt der Grund in Problemen bei der Implementierung und dem Projektmanagement, etwa wenn Stammdaten wie Kundenpreise oder Provisionen fehlen und daher im Zuge der Auftragserfassung ständig manuell – mit der Gefahr von Erfassungsfehlern – ermittelt werden müssen. Auch unvollständige oder nicht implementierte Prozessschritte können den Erfolg des Gesamtprojekts gefährden, beispielsweise wenn Bewegungen im Lager verspätet erfasst werden und Abfragen zur Artikelverfügbarkeit im Vertrieb daher falsche Ergebnisse liefern.
Wie zahlreiche Studien belegen, entstehen derartige Probleme häufig durch die ungenügende Nutzung von ERP-Lösungen – verursacht durch geringe Akzeptanz, hohe Komplexität und eingeschränkte Verbreitung im Unternehmen. Um diesen Problemen zu begegnen, wurde bei der Entwicklung von Microsoft Dynamics NAV konsequent darauf geachtet, den Mitarbeitern in Unternehmen ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, dass diese produktiv und effizient nutzen können.
Microsoft Dynamics NAV bietet daher folgende Vorteile:
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hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung und vertraute Benutzeroberfläche, zugeschnitten auf die jeweilige Benutzerrolle,
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leichte Anpassbarkeit von Benutzeroberfläche und Verarbeitungslogik, dadurch einfache Abbildung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen,
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hohe Verbreitung im Unternehmen durch unterschiedliche Zugriffmöglichkeiten wie Windows-Client, SharePoint-Client und Webclient.
Dieses Kapitel erläutert die Kernkonzepte von Microsoft Dynamics NAV, indem – ausgehend von Grundlagen zu ERP-Systemen – die Funktionalität und Technologie im Überblick erklärt werden. Neben dem Rollenkonzept und den Neuerungen von Dynamics NAV 2018 wird in weiterer Folge das Geschäftsmodell zur Implementierung von Dynamics NAV in Unternehmen grob erläutert.
Die Darstellung aller Möglichkeiten und Funktionen von Microsoft Dynamics NAV würden den Umfang eines Buchs bei weitem übersteigen. Die anschließenden Kapitel konzentrieren sich daher auf die Kernfunktionen der Lösung mit dem Ziel, dass Sie grundlegende Geschäftsprozesse selbstständig und durchgehend bearbeiten können.
HINWEIS: Grundlage für die Abbildungen und Übungsaufgaben in diesem Buch ist das deutsche Standard-Demosystem zu Microsoft Dynamics NAV 2018 mit dem Demomandanten »CRONUS AG«. Aufgrund von Benutzerrechten und umfangreichen Möglichkeiten zur Anpassung, Konfiguration und den Lizenzeinstellungen in Ihrem Unternehmen kann Ihre Benutzeroberfläche in Dynamics NAV von den Darstellungen in diesem Buch abweichen. Falls Sie nicht auf das Standard-Demosystem zugreifen können und Schwierigkeiten bei der Arbeit im Testmandanten Ihres Unternehmens haben, wenden Sie sich am besten an Ihren Systembetreuer.
Abbildungen und betriebssystembezogene Anleitungen beziehen sich auf Windows Server 2016 bzw. Windows 10 als Betriebssystem. Wenn Sie ein anderes Windows-Betriebssystem verwenden, kann die Fensterdarstellung geringfügig abweichen.
| 1.1 | Was ist Microsoft Dynamics NAV? |
Microsoft Dynamics NAV ist eine vollständig integrierte Unternehmenslösung für kleine und mittlere Unternehmen, die als ERP-Lösung Geschäftsprozesse in allen Bereichen eines Unternehmens unterstützt. Die Lösung bietet umfangreiche Standardfunktionen für Finanzmanagement, Marketing und Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktion und weitere Bereiche wie Projektmanagement oder Personalverwaltung.
Dynamics NAV basiert hierbei auf den Erfahrungen einer langjährigen Entwicklung – die Ursprünge reichen bis ins Jahr 1986/1987 zurück, als die erste Version von Navision (Navigator) in Dänemark auf den Markt gekommen ist. Ab 1990 unter dem Namen »Navision« weiterentwickelt und international erfolgreich eingesetzt, bildet das Produkt nach Übernahme der Firma »Navision Software A/S« durch die Microsoft Corporation im Mai 2002 einen Eckpfeiler im Produktportfolio des Geschäftsbereichs »Microsoft Business Solutions«.
Die Produktbezeichnung »Navision« wurde im Zuge der Weiterentwicklung durch den Namen »Microsoft Dynamics NAV« abgelöst. Heute zählt die Lösung in der aktuellen Version »Microsoft Dynamics NAV 2018« zu den führenden ERP-Systemen weltweit.
| 1.1.1 | Grundlagen zu Enterprise Resource Planning (ERP) |
Die Kernaufgabe von ERP-Systemen besteht darin, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einem System mit einer gemeinsamen Datenbank zu verbinden. Eine ERP-Lösung stellt damit eine durchgängige Informationsquelle für alle Unternehmensbereiche dar, über die Daten zum Geschehen im Unternehmen ohne Verzögerung bereichsübergreifend verfügbar sind.
Im Unterschied zu Systemstrukturen, die Daten bereichsbezogen unabhängig voneinander in Inselsystemen verwalten und höchstens durch Schnittstellen verbunden sind, können in ERP-Systemen alle Abteilungen auf die zur Abwicklung von Geschäftsprozessen benötigten Informationen unternehmensweit ohne Verzögerung zugreifen (siehe Bild 1.1). So können beispielsweise für die Prüfung des Kreditlimits im Verkauf auch aktuelle Kundenzahlungen berücksichtigt werden, die in der Debitorenbuchhaltung erfasst werden.
Bild 1.1 Vergleich der Struktur von Inselsystemen und ERP-Systemen
Einschränkungen des Zugriffs auf Daten aus anderen Bereichen sind in ERP-Systemen nicht aufgrund von Einschränkungen durch die Systemarchitektur gegeben, sondern werden gezielt durch entsprechende Berechtigungseinstellungen gesteuert. Auf diese Weise ist einerseits der Schutz sensibler Daten gewährleistet, während andererseits alle jeweils benötigten Daten zur Verfügung stehen.
ERP-Systeme dienen zur Abbildung durchgehender Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg. Obwohl die Grundstruktur der Geschäftsprozesse abhängig von der jeweiligen Branche ähnlich ist, sind in vielen Unternehmen auch spezifische Abläufe vorhanden, die einen Wettbewerbsvorteil bieten. Aus diesem Grund werden ERP-Systeme durch Konfiguration und Modifikation an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst.
| 1.1.2 | Aufbau und Funktionen von Dynamics NAV |
Microsoft Dynamics NAV bietet eine durchgängige Unterstützung für die Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Durch die offene Architektur können Anpassungen und Erweiterungen der Lösung leicht realisiert werden, um die individuellen Anforderungen einzelner Unternehmen abzubilden.
Microsoft Dynamics NAV ist modular aufgebaut, wobei die einzelnen Module untereinander vollständig integriert sind. Die Kernbereiche der Lösung umfassen folgende Funktionen:
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Finanzmanagement
Der Bereich »Finanzmanagement«, in den aufgrund der engen Integration der Module Transaktionen aus allen Bereichen zusammenlaufen, bildet die Basis von Dynamics NAV, auf der umfangreiche Analyse- und Reporting-Möglichkeiten aufbauen. Das Finanzmanagement beinhaltet neben Finanzbuchhaltung und Anlagebuchhaltung die Verwaltung von Verbindlichkeiten, Forderungen, Bankkonten und Lagerbewertung.
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Verkauf, Marketing und Service
Der Bereich »Verkauf, Marketing und Service« beinhaltet Funktionen zur Planung und Steuerung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Dazu gehören die Verwaltung der Stammdaten von Kontakten, Interessenten und Kunden, der Kundenaktivitäten und das Kampagnenmanagement. Im Servicebereich können Kundendienstanfragen und Serviceverträge gezielt bearbeitet...
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