Werner List, Werner Voight
Kritische Projekte retten
Leitfaden für die Diagnose, Sanierung und Prävention
Inhalt
6
Vorwort
12
Einleitung
14
1 Projekte in der Krise
18
1.1 Überblick
19
1.2 Weshalb Projekte scheitern
20
1.3 Amundsen und Scott – Zwei Projekte im Vergleich
21
1.3.1 Das Rennen um den Südpol
21
1.3.2 Die Unterschiede der Projektansätze von Scott und Amundsen
21
1.3.3 Resümee
24
1.4 Projektkrisen haben ihre besondere Charakteristik
25
1.4.1 Menschliche Schwächen
25
1.4.2 Wie wir reagieren – Ein Experiment
25
1.5 Konstruktionsfehler Projekt
26
1.5.1 Schwächen im Design
26
1.5.2 Projektmanagement heute – Die Realität
28
1.6 Die Krise – Eine Folge unserer Realität
33
1.7 Ein schwieriges Projekt oder schon eine Krise?
35
1.8 Der Faktor Mensch
36
1.8.1 Komfortzone – Lernzone – Kampfzone
36
1.8.2 Verhalten in Krisensituationen
37
1.8.3 Kommunikationsverhalten in Krisensituationen
38
1.8.4 Führungstaktiken in der Krise
39
1.9 Das Challenger-Unglück
42
1.10 Brandbekämpfung im Projekt als besondere Herausforderung
44
2 Ein Modell für das Krisenmanagement
46
2.1 Überblick
47
2.2 Elementare Thesen und Prinzipien
49
2.2.1 Handeln in komplexen Situationen
49
2.2.2 Einfache Muster greifen nicht
49
2.2.3 Der ganzheitliche Ansatz ist notwendig
51
2.2.4 Lineares Denken ist nicht ausreichend
51
2.2.5 Therapie erfordert dauerhafte, robuste Lösungen
52
2.2.6 Therapie beansprucht Führung und Management
53
2.2.7 Wechselspiel von Reduktion und Erhöhung der Komplexität
54
2.2.8 Therapie ist mehr als nur exzellentes Projektmanagement
55
2.2.9 Problemlösung ist Führungsaufgabe
57
2.2.10 Umfassende Analyse und Therapie
57
2.2.11 Stringent, systematisch und universell anwendbar
58
2.2.12 Angepasstes Vorgehen – Flexibilität ist gefordert
59
2.2.13 Krisenmanagement benötigt einen Wechsel in der Art der Intervention
60
2.2.14 Troubleshooting ist ein eigenes Projekt
60
2.2.15 Nähe und Distanz
61
2.2.16 Ethik
62
2.2.17 Klare Rollen
62
2.2.18 Veränderung ist eine gemeinsame Leistung
63
2.2.19 Kaizen und Reengineering
63
2.2.20 Therapie benötigt Regelkreise
63
2.3 Die vier Dimensionen der Analyse
64
2.3.1 Ganzheitliche Betrachtung
64
2.3.2 Der Betrachtungsrahmen
64
2.4 Das Modell und seine Phasen
66
2.4.1 Anpassbarkeit des Modells
66
2.4.2 Werkzeuge und ihre Anwendung
67
2.4.3 Die Vorbereitung der Analyse
68
2.4.4 Die Analyse
68
2.4.5 Die Entwicklung der Therapie
70
2.4.6 Die Therapie
71
2.5 Die beteiligten Stakeholder und ihre Rollen
71
2.6 Selbstmedikation oder Intensivstation
73
2.6.1 Wie krank ist das Projekt? – Eine erste Einschätzung
73
2.6.2 Selbstmedikation kritisch betrachtet
75
2.6.3 Externer oder interner Sanierer – Therapie mithilfe von außen
77
2.6.4 Wer ist der geeignete Therapeut?
78
2.6.5 Welche Aufstellung – Einzelkampf oder Task-Force?
79
3 Vorbereitung der Analyse
82
3.1 Überblick
83
3.2 Schritte der Vorbereitung
84
3.2.1 Die Ampeln stehen auf Rot
84
3.2.2 Der Krisenmanager wird aktiv
84
3.2.3 Das eigentliche Mandat
87
3.2.4 Auftragsklärung – Schriftliche Fixierung des Auftrags
90
3.2.5 Kontaktaufnahme mit der Projektorganisation
90
3.2.6 Vorbereitung der Analyse (im Hintergrund)
95
4 Die Analyse
102
4.1 Überblick
103
4.2 Der Auftakt zur Analyse
104
4.3 Die Analyse ist ein Audit
105
4.4 Der Zeitrahmen für die Analyse
108
4.5 Die Problemanalyse
110
4.6 Formulierung der Problemstellung
112
4.7 Struktur und Transparenz der Informationen
117
4.7.1 Strukturierung der Information
117
4.7.2 Kompliziertheit und Komplexität
118
4.7.3 Das Kausaldiagramm
120
4.8 Methoden der Informationsgewinnung in der Analyse
122
4.8.1 Interviews
122
4.8.2 Elementare Dokumente für die Analyse
125
4.8.3 Analyse des Projektzustandes auf Basis der Dokumentation
126
4.9 Sofortmaßnahmen
128
4.10 Die Diagnose
129
4.10.1 Zusammenfassung der Befunde
129
4.10.2 Das Bewertungsproblem
129
4.10.3 Betrachtungsaspekte bei der Bewertung der Befunde
131
4.10.4 Zusammenfassung der Befunde
134
4.11 Der Projektleiter als Sparringspartner
138
4.12 Ableitung der Empfehlungen – Sprung zur Maßnahme
139
5 Entwicklung der Therapie
140
5.1 Überblick
141
5.2 Entwicklung der Maßnahmen
142
5.3 Therapeutische Alternativen
147
5.3.1 Festlegung des Therapiekonzeptes
147
5.3.2 Realitätsbezug der originären Ziele
147
5.3.3 Ausrichtung des Therapiekonzeptes
148
5.3.4 Das vorzeitige Ende – Abbruch des Projektes
149
5.4 Stabilisieren und Sanieren im ganzheitlichen Kontext
152
5.5 Die Entwicklung einer tragfähigen Lösung
156
5.6 Auswahl und Bewertung der Maßnahmen
159
5.7 Darstellung der Ergebnisse
169
5.7.1 Managementpräsentation
169
5.7.2 Die Inszenierung der Managementpräsentation
170
5.7.3 Weitere Aspekte der Gestaltung
172
5.7.4 Mögliche Inhalte der Präsentation und des Decision Package
173
5.8 Ein weiteres Mandat für den Problemlöser
175
6 Die Therapie
176
6.1 Überblick
177
6.2 Gesichtspunkte für die Gestaltung der Therapie
178
6.2.1 Grundlegende Einsichten
178
6.2.2 Handlungsfelder der Therapie: Produkt – Personen – Prozesse
179
6.2.3 Prinzipien der Therapie – Zur Erinnerung
180
6.3 Stakeholder-Management – Konstruktive Umweltbedingungen statt toxisches Terrain
181
6.3.1 Stakeholder-Management – Die zentrale therapeutische Aufgabe
181
6.3.2 Die Menschen im Projekt
181
6.3.3 Stakeholder-Management-Zyklus
184
6.3.4 Entwicklung des Kommunikationsplans
204
6.3.5 Die Umsetzung und Aktualisierung des Konzeptes für das Management der Stakeholder
207
6.4 Führung und Zusammenarbeit
207
6.4.1 Führung in Therapiesituationen
207
6.4.2 Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team
208
6.4.3 Option: Mikromanagement
209
6.4.4 Option: Selbstorganisation
210
6.5 Organisatorische Gestaltungselemente
214
6.5.1 Notwendige Strukturen
214
6.5.2 Kultur und Rituale
216
6.5.3 Rollen und Verantwortlichkeiten
217
6.5.4 Das Management des Managements
218
6.5.5 Management der externen Stakeholder
221
6.6 Erstellung des Sanierungsplans
222
6.6.1 Die Neuplanung
222
6.6.2 Aspekte für die Planung
223
6.6.3 Definition des Projektumfangs
225
6.6.4 Klare, hart definierte Anforderungen
226
6.6.5 Konzentration auf Annahmen und Risiken
227
6.6.6 Kapazitätsgestützte und aufwandsbasierte Planung
227
6.6.7 Resistenz gegen Störungen
228
6.6.8 Vermeidung von Multitasking
228
6.6.9 Detaillierung der Arbeitspakete
229
6.6.10 Verbesserung der Aufwandsschätzung
231
6.6.11 Einbindung von Reserven
236
6.6.12 Planung des Zeitverlaufs
237
6.7 Controllingsysteme für die Sanierung
238
6.7.1 Hautnahes Controlling ist notwendig
238
6.7.2 Earned Value Management als Überwachungsinstrument in der Therapie
239
6.7.3 Umfassendes Projektcontrolling
240
6.7.4 Allgemeine Anforderungen an ein Controlling in der Sanierung
242
6.7.5 Beispiele für Kennzahlen
242
6.7.6 Aufbereitung der Daten und Darstellung des Projektzustandes
243
6.7.7 Vereinfachte Anwendung des Earned Value Managements
244
6.7.8 Abbildung von Prognosen
246
6.8 Stunde der Wahrheit – Das Setzen der Baseline
247
6.9 Begleitung der Therapie
248
6.10 Ausstieg aus der Sanierung
249
7 Nachsorge
250
7.1 Überblick
251
7.2 Das Krisenmanagement gestalten
252
7.3 Lernen – Teil der Krisennachsorge
252
7.3.1 Ergebnissicherung
252
7.3.2 Eine Organisation lernt nicht von allein
253
7.3.3 Lernen muss die Organisation, nicht nur ein Projektteam
254
7.3.4 Lessons Learned
255
7.4 Kernaufgabe der Organisation
257
7.4.1 Krisen- und Risikomanagement als unternehmensweite Herausforderung
257
7.4.2 Zielsetzung des Krisenmanagements
257
7.4.3 Verantwortung des Managements
258
7.5 Krisenbereitschaft – Desaster Preparedness
260
7.5.1 Kernkompetenz: Krisenmanagement
260
7.5.2 Elementarer Rahmen für das Krisenmanagement
261
7.6 Verhinderung von Krisen
264
8 Anhang
266
8.1 Checklisten zur Projektanalyse
266
8.2 Glossar
296
8.3 Literatur
302
8.4 Organisationen
306
8.5 Die Autoren
308
8.6 Stichwortverzeichnis
310
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