Kritische Projekte retten - Leitfaden für die Diagnose, Sanierung und Prävention

Werner List, Werner Voight

Kritische Projekte retten

Leitfaden für die Diagnose, Sanierung und Prävention

2010

321 Seiten

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ISBN: 9783446426276

 

Inhalt

6

Vorwort

12

Einleitung

14

1 Projekte in der Krise

18

1.1 Überblick

19

1.2 Weshalb Projekte scheitern

20

1.3 Amundsen und Scott – Zwei Projekte im Vergleich

21

1.3.1 Das Rennen um den Südpol

21

1.3.2 Die Unterschiede der Projektansätze von Scott und Amundsen

21

1.3.3 Resümee

24

1.4 Projektkrisen haben ihre besondere Charakteristik

25

1.4.1 Menschliche Schwächen

25

1.4.2 Wie wir reagieren – Ein Experiment

25

1.5 Konstruktionsfehler Projekt

26

1.5.1 Schwächen im Design

26

1.5.2 Projektmanagement heute – Die Realität

28

1.6 Die Krise – Eine Folge unserer Realität

33

1.7 Ein schwieriges Projekt oder schon eine Krise?

35

1.8 Der Faktor Mensch

36

1.8.1 Komfortzone – Lernzone – Kampfzone

36

1.8.2 Verhalten in Krisensituationen

37

1.8.3 Kommunikationsverhalten in Krisensituationen

38

1.8.4 Führungstaktiken in der Krise

39

1.9 Das Challenger-Unglück

42

1.10 Brandbekämpfung im Projekt als besondere Herausforderung

44

2 Ein Modell für das Krisenmanagement

46

2.1 Überblick

47

2.2 Elementare Thesen und Prinzipien

49

2.2.1 Handeln in komplexen Situationen

49

2.2.2 Einfache Muster greifen nicht

49

2.2.3 Der ganzheitliche Ansatz ist notwendig

51

2.2.4 Lineares Denken ist nicht ausreichend

51

2.2.5 Therapie erfordert dauerhafte, robuste Lösungen

52

2.2.6 Therapie beansprucht Führung und Management

53

2.2.7 Wechselspiel von Reduktion und Erhöhung der Komplexität

54

2.2.8 Therapie ist mehr als nur exzellentes Projektmanagement

55

2.2.9 Problemlösung ist Führungsaufgabe

57

2.2.10 Umfassende Analyse und Therapie

57

2.2.11 Stringent, systematisch und universell anwendbar

58

2.2.12 Angepasstes Vorgehen – Flexibilität ist gefordert

59

2.2.13 Krisenmanagement benötigt einen Wechsel in der Art der Intervention

60

2.2.14 Troubleshooting ist ein eigenes Projekt

60

2.2.15 Nähe und Distanz

61

2.2.16 Ethik

62

2.2.17 Klare Rollen

62

2.2.18 Veränderung ist eine gemeinsame Leistung

63

2.2.19 Kaizen und Reengineering

63

2.2.20 Therapie benötigt Regelkreise

63

2.3 Die vier Dimensionen der Analyse

64

2.3.1 Ganzheitliche Betrachtung

64

2.3.2 Der Betrachtungsrahmen

64

2.4 Das Modell und seine Phasen

66

2.4.1 Anpassbarkeit des Modells

66

2.4.2 Werkzeuge und ihre Anwendung

67

2.4.3 Die Vorbereitung der Analyse

68

2.4.4 Die Analyse

68

2.4.5 Die Entwicklung der Therapie

70

2.4.6 Die Therapie

71

2.5 Die beteiligten Stakeholder und ihre Rollen

71

2.6 Selbstmedikation oder Intensivstation

73

2.6.1 Wie krank ist das Projekt? – Eine erste Einschätzung

73

2.6.2 Selbstmedikation kritisch betrachtet

75

2.6.3 Externer oder interner Sanierer – Therapie mithilfe von außen

77

2.6.4 Wer ist der geeignete Therapeut?

78

2.6.5 Welche Aufstellung – Einzelkampf oder Task-Force?

79

3 Vorbereitung der Analyse

82

3.1 Überblick

83

3.2 Schritte der Vorbereitung

84

3.2.1 Die Ampeln stehen auf Rot

84

3.2.2 Der Krisenmanager wird aktiv

84

3.2.3 Das eigentliche Mandat

87

3.2.4 Auftragsklärung – Schriftliche Fixierung des Auftrags

90

3.2.5 Kontaktaufnahme mit der Projektorganisation

90

3.2.6 Vorbereitung der Analyse (im Hintergrund)

95

4 Die Analyse

102

4.1 Überblick

103

4.2 Der Auftakt zur Analyse

104

4.3 Die Analyse ist ein Audit

105

4.4 Der Zeitrahmen für die Analyse

108

4.5 Die Problemanalyse

110

4.6 Formulierung der Problemstellung

112

4.7 Struktur und Transparenz der Informationen

117

4.7.1 Strukturierung der Information

117

4.7.2 Kompliziertheit und Komplexität

118

4.7.3 Das Kausaldiagramm

120

4.8 Methoden der Informationsgewinnung in der Analyse

122

4.8.1 Interviews

122

4.8.2 Elementare Dokumente für die Analyse

125

4.8.3 Analyse des Projektzustandes auf Basis der Dokumentation

126

4.9 Sofortmaßnahmen

128

4.10 Die Diagnose

129

4.10.1 Zusammenfassung der Befunde

129

4.10.2 Das Bewertungsproblem

129

4.10.3 Betrachtungsaspekte bei der Bewertung der Befunde

131

4.10.4 Zusammenfassung der Befunde

134

4.11 Der Projektleiter als Sparringspartner

138

4.12 Ableitung der Empfehlungen – Sprung zur Maßnahme

139

5 Entwicklung der Therapie

140

5.1 Überblick

141

5.2 Entwicklung der Maßnahmen

142

5.3 Therapeutische Alternativen

147

5.3.1 Festlegung des Therapiekonzeptes

147

5.3.2 Realitätsbezug der originären Ziele

147

5.3.3 Ausrichtung des Therapiekonzeptes

148

5.3.4 Das vorzeitige Ende – Abbruch des Projektes

149

5.4 Stabilisieren und Sanieren im ganzheitlichen Kontext

152

5.5 Die Entwicklung einer tragfähigen Lösung

156

5.6 Auswahl und Bewertung der Maßnahmen

159

5.7 Darstellung der Ergebnisse

169

5.7.1 Managementpräsentation

169

5.7.2 Die Inszenierung der Managementpräsentation

170

5.7.3 Weitere Aspekte der Gestaltung

172

5.7.4 Mögliche Inhalte der Präsentation und des Decision Package

173

5.8 Ein weiteres Mandat für den Problemlöser

175

6 Die Therapie

176

6.1 Überblick

177

6.2 Gesichtspunkte für die Gestaltung der Therapie

178

6.2.1 Grundlegende Einsichten

178

6.2.2 Handlungsfelder der Therapie: Produkt – Personen – Prozesse

179

6.2.3 Prinzipien der Therapie – Zur Erinnerung

180

6.3 Stakeholder-Management – Konstruktive Umweltbedingungen statt toxisches Terrain

181

6.3.1 Stakeholder-Management – Die zentrale therapeutische Aufgabe

181

6.3.2 Die Menschen im Projekt

181

6.3.3 Stakeholder-Management-Zyklus

184

6.3.4 Entwicklung des Kommunikationsplans

204

6.3.5 Die Umsetzung und Aktualisierung des Konzeptes für das Management der Stakeholder

207

6.4 Führung und Zusammenarbeit

207

6.4.1 Führung in Therapiesituationen

207

6.4.2 Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team

208

6.4.3 Option: Mikromanagement

209

6.4.4 Option: Selbstorganisation

210

6.5 Organisatorische Gestaltungselemente

214

6.5.1 Notwendige Strukturen

214

6.5.2 Kultur und Rituale

216

6.5.3 Rollen und Verantwortlichkeiten

217

6.5.4 Das Management des Managements

218

6.5.5 Management der externen Stakeholder

221

6.6 Erstellung des Sanierungsplans

222

6.6.1 Die Neuplanung

222

6.6.2 Aspekte für die Planung

223

6.6.3 Definition des Projektumfangs

225

6.6.4 Klare, hart definierte Anforderungen

226

6.6.5 Konzentration auf Annahmen und Risiken

227

6.6.6 Kapazitätsgestützte und aufwandsbasierte Planung

227

6.6.7 Resistenz gegen Störungen

228

6.6.8 Vermeidung von Multitasking

228

6.6.9 Detaillierung der Arbeitspakete

229

6.6.10 Verbesserung der Aufwandsschätzung

231

6.6.11 Einbindung von Reserven

236

6.6.12 Planung des Zeitverlaufs

237

6.7 Controllingsysteme für die Sanierung

238

6.7.1 Hautnahes Controlling ist notwendig

238

6.7.2 Earned Value Management als Überwachungsinstrument in der Therapie

239

6.7.3 Umfassendes Projektcontrolling

240

6.7.4 Allgemeine Anforderungen an ein Controlling in der Sanierung

242

6.7.5 Beispiele für Kennzahlen

242

6.7.6 Aufbereitung der Daten und Darstellung des Projektzustandes

243

6.7.7 Vereinfachte Anwendung des Earned Value Managements

244

6.7.8 Abbildung von Prognosen

246

6.8 Stunde der Wahrheit – Das Setzen der Baseline

247

6.9 Begleitung der Therapie

248

6.10 Ausstieg aus der Sanierung

249

7 Nachsorge

250

7.1 Überblick

251

7.2 Das Krisenmanagement gestalten

252

7.3 Lernen – Teil der Krisennachsorge

252

7.3.1 Ergebnissicherung

252

7.3.2 Eine Organisation lernt nicht von allein

253

7.3.3 Lernen muss die Organisation, nicht nur ein Projektteam

254

7.3.4 Lessons Learned

255

7.4 Kernaufgabe der Organisation

257

7.4.1 Krisen- und Risikomanagement als unternehmensweite Herausforderung

257

7.4.2 Zielsetzung des Krisenmanagements

257

7.4.3 Verantwortung des Managements

258

7.5 Krisenbereitschaft – Desaster Preparedness

260

7.5.1 Kernkompetenz: Krisenmanagement

260

7.5.2 Elementarer Rahmen für das Krisenmanagement

261

7.6 Verhinderung von Krisen

264

8 Anhang

266

8.1 Checklisten zur Projektanalyse

266

8.2 Glossar

296

8.3 Literatur

302

8.4 Organisationen

306

8.5 Die Autoren

308

8.6 Stichwortverzeichnis

310

 

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