Josef Schwab
Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project
Inhalt
6
Vorwort
12
Kurze Erläuterung des Aufbaus des Buchs und des Inhalts der einzelnen Kapitel
13
Danksagungen
14
1 Einleitung
16
1.1 Mein Zugang zum Thema
16
1.2 Prozessanalyse und Projektmanagement
18
1.3 Ein anderer Zugang: die DIN-ISO-Norm: 9001:2008
20
1.3.1 Prozessorientiertes Qualitätsmanagement
20
2 Prozesse
30
2.1 Was ist ein Prozess?
30
2.2 Etwas Geschichte
33
2.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung
33
2.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft
35
2.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess
37
2.2.4 Hammer/Champy: das verlorene Band der Geschäftsprozesse
40
2.2.5 Eliyahu M. Goldratt: neue Suche des Bands der Produktionsprozesse
44
2.3 Prozesse versus Funktionen
48
2.4 Etwas Theorie
53
2.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss
53
2.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe
55
3 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung
62
3.1 Ein typischer Projektablauf
63
3.2 Projektziel bestimmen
66
3.2.1 Das Band entdecken
66
3.2.2 Praktische Tipps dazu
67
3.2.3 Messbare Ziele
69
3.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren
72
3.3.1 Projektleiter ernennen
73
3.3.2 Projektteam, Kick-off-Meeting
73
3.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing
74
3.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen
74
3.4 Planungsphase
75
3.5 Ist-Analyse
76
3.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme
76
3.5.2 Workshop
77
3.5.3 Einzelinterviews
79
3.6 Soll-Konzept
80
3.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen
82
3.6.2 Prozessverantwortliche
82
3.6.3 Reorganisation der Arbeit
83
3.7 Realisierung
84
3.7.1 Testlauf
84
3.7.2 Einführung
85
3.8 Prozess permanent überprüfen
86
3.9 Den Plan optimieren
87
4 Prozessdarstellung mit MS.Visio
90
4.1 Arbeiten mit Visio
91
4.1.1 Startbildschirm
91
4.1.1.1 Starten mit Visio.2013
91
4.1.1.2 Starten mit Visio.2010
93
4.1.2 Arbeiten mit Shapes
95
4.1.3 Arbeiten mit Quick-Shapes
100
4.2 Sinnbilder und ihre Anwendung
101
4.3 Standardflussdiagramm
104
4.3.1 Erste Arbeitstechniken
105
4.3.1.1 Einfügen und ausrichten
105
4.3.1.2 Verbinder
107
4.3.1.3 Beschriften
108
4.3.1.4 Löschen
109
4.3.1.5 Shape ersetzen
109
4.3.2 Der erste Geschäftsprozess
110
4.3.3 Gestaltungen
111
4.3.3.1 Shapes formatieren
111
4.3.3.2 Gruppieren
115
4.3.3.3 Designvorlagen
116
4.3.3.4 Angepasste Shapes verwenden
117
4.3.3.5 Titel einfügen
118
4.3.3.6 Prozesse nummerieren
119
4.3.4 Eigene Mastershapes definieren
121
4.4 Arbeiten mit großen Prozessen
123
4.4.1 Zeichenblatt vergrößern
123
4.4.1.1 Verschieben und Zoom
124
4.4.2 Weitere Zeichenblätter
126
4.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse
128
4.4.3.1 Fortsetzung des Prozesses
128
4.4.3.2 Unterprozess anlegen
131
4.4.3.3 Rückverweis
132
4.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm
134
4.5.1 Arbeitstechniken mit Funktionsdiagrammen
138
4.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt
138
4.5.3 Sprungreferenz einrichten
142
4.5.4 Unterprozesse
144
4.5.5 Teilprozesse
147
4.5.5.1 Auswahl als Teilprozess erstellen
148
4.5.5.2 Teilprozess mehrmals in anderen Dateien verwenden
150
4.5.5.3 Hinweise zum Aufbau großer Prozesse
153
4.6 Prozess Prüfen
153
4.7 Daten
159
4.7.1 Interne Daten
159
4.7.2 Shape-Daten definieren
160
4.7.3 Zugriff auf externe Daten
163
4.7.4 Datengrafik bearbeiten
167
4.7.5 Daten auslesen
169
4.7.6 Berichte erstellen
172
4.8 Der Prozess als Webseite
178
4.8.1 Exportieren
178
4.8.2 Suchen und Daten analysieren
180
4.8.3 Navigieren
183
4.9 BPMN
186
4.9.1 Die BPMN-Shapes in Visio
187
4.9.1.1 In Visio.2010 Premium Edition
187
4.9.1.2 In Visio.2013
192
4.9.2 Die Logik
196
4.9.3 Ein Beispiel
199
4.9.3.1 Teil.1
199
4.9.3.2 Diagramm überprüfen
200
4.9.3.3 Teilprozesse
201
4.9.4 Meine Einschätzung der BPMN
204
5 Prozessdarstellung mit ViFlow
208
5.1 ViFlow starten
210
5.2 Neuer Prozess
213
5.2.1 Prozess anlegen
213
5.2.2 Prozess löschen
213
5.2.3 Prozess umbenennen
213
5.2.4 Prozess öffnen
215
5.3 Der Arbeitsbereich
216
5.4 Prozesse erfassen
218
5.4.1 Bereiche
218
5.4.2 Prozesse
220
5.4.3 Verzweigungen
223
5.4.4 Verbinder und Datenobjekte
224
5.4.5 Löschen
231
5.4.5.1 Symbol löschen
231
5.4.5.2 Elemente aus der Datenbank löschen
232
5.4.5.3 Verbinder (Daten) löschen
232
5.4.5.4 Bereiche löschen
232
5.5 Unterprozesse
233
5.5.1 Unterprozesse anlegen
233
5.5.2 Unterprozesse mehrmals verwenden
236
5.6 Die Prozessübersicht
240
5.6.1 Prozessübergreifende Verbindungen
243
5.7 Zusammenarbeit
245
5.7.1 Shared Process Modelling
245
5.7.2 Workflow-Prozesse genehmigen
253
5.8 Einstellungen und Anpassungen
259
5.8.1 Spracheinstellungen
259
5.8.2 Informationsbasis vertiefen
263
5.8.2.1 Informationsarten bearbeiten
265
5.8.2.2 Potentiale
266
5.8.2.3 Benutzerdefinierte Felder
268
5.8.3 EPK mit ViFlow
270
5.8.4 BPMN mit ViFlow
272
5.8.5 Input und Output
274
5.8.6 Datenbank reorganisieren und Backup
277
5.9 Prozessdarstellung im Inter-/Intranet
279
5.9.1 Navigieren
281
5.9.2 Volltextsuche und Sprache
285
5.9.3 WebModel starten
286
5.10 Der ViFlow-Reporter
286
5.10.1 Berichte pro Prozess
288
5.10.2 Ausgabeformat auswählen
291
5.10.3 Berichte für alle Objekte
292
5.10.3.1 Verbesserungspotentiale
292
6 Prozessoptimierung mit MS.Project
296
6.1 Die Durchlaufzeit
298
6.2 Export nach Project
299
6.3 Kritischer Weg als Engpass
302
6.4 Input-Wächter
304
6.5 Neu synchronisieren
306
6.6 Veränderungen der Arbeitsteilung
308
6.7 Neuen Prozess messen
313
6.8 Kostenberechnungen in Project
314
Am Ende des Tages
318
A Anhang
322
A.1 Einleitung
322
A.1.1 Beweggründe für eine prozessorientierte QM-Dokumentation
322
A.1.2 Das Projekt
323
A.2 Die Projektphasen
323
A.2.1 Phase.1: Vorbereitung und Kommunikation
324
A.2.1.1 Projektvorbereitungen
324
A.2.1.2 Kommunikation
325
A.2.1.3 Systemfestlegungen
327
A.2.1.4 Modellierungskonventionen
328
A.2.1.5 Datenablage
330
A.2.1.6 Systemstruktur in ViFlow
330
A.2.2 Phase.2: Prozessaufnahme und Modellierung
336
A.2.2.1 Schritt.1: Identifizierungsphase und Vorabklärung
336
A.2.2.2 Schritt.2: Prozessdesignphase
338
A.2.2.3 Schritt.3: Prozessdetaillierungsphase
340
A.2.2.4 Schritt.4: Abstimmungs- und Freigabephase
343
A.2.3 Phase.3: Veröffentlichung und Training
344
A.2.4 Phase.4: Pflege
344
A.3 Fazit
345
Stichwortverzeichnis
346
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