Ignatz Schels, Uwe M. Seidel
Projektmanagement mit Excel
Projekte planen, überwachen und steuern
Projektmanagement mit Excel
4
Inhalt
7
Vorwort
13
Die Autoren
15
1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling
17
2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling
19
2.1 Grundlegende Begriffe
19
2.1.1 Projekt
19
2.1.1.1 Definition nach DIN 69 901
19
2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale
20
2.1.2 Produkt
21
2.1.3 Prozess
21
2.1.4 Projektmanagement
22
2.2 Projektcharakteristika
22
2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling
25
2.3.1 Management
25
2.3.2 Controlling
26
2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller
26
2.3.4 Rollenverständnis des Controllers
27
2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller
28
2.4 Projektmanagementregelkreis
30
2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch – Englisch
31
2.6 Projektbeispiel „Bau eines Golfplatzes“
33
2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter
34
2.6.2 Projektauftrag „Golfplatz Alte Mühle“
34
2.6.3 Projektprüfung
35
2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse
37
2.6.5 Machbarkeitsstudie
37
2.7 Phasen eines Projektablaufs im Überblick
38
3 Phase 1: Projektdefinition
41
3.1 Projektgründung
41
3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag
41
3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag
42
3.2 Definition des Projektziels
44
3.2.1 Begriff „Projektziel“
44
3.2.2 Arten von Projektzielen
46
3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen
46
3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode
47
3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte
48
3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix
51
3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Zieldefinition
54
3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele
55
3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele
55
3.3 Änderungsverfahren (Change Request)
58
3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse
59
3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse
59
3.4.1.1 Umfeld-Monitoring
60
3.4.1.2 Stakeholder-Analyse
60
3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse
62
3.4.2.1 Formularelemente
63
3.4.2.2 Bedingungsformate
65
3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse
65
3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse
66
3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil
67
3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm
72
3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse
73
3.5 Projektorganisation
74
3.5.1 Lenkungsausschuss
75
3.5.2 Projektteam
76
3.5.3 Projektleitung
78
3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam
78
3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektteamtabelle
80
3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt
80
3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen
82
3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten
82
3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen
82
3.6 Prozessorganisation
84
3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen
84
3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell
88
4 Phase 2: Projektplanung
91
4.1 Strukturplanung
91
4.1.1 Projektstrukturplan (PSP)
91
4.1.2 PSP-Typen
93
4.1.3 Arbeitspaket
95
4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung
96
4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung
98
nach Schulz-Wimmer
98
4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan
99
4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell
99
4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen
103
4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan
108
4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen
109
4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan
116
4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan
120
4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen
121
4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung
122
4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung
122
4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung
123
4.2.2.1 Planung der Kapazitäten
124
4.2.2.2 Bedingungsformate
127
4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung
128
4.3 Termin- und Ablaufplanung
128
4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung
129
4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen
129
4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart)
131
4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik
134
4.3.4.1 Grundelemente
135
4.3.4.2 Netzplanarten
135
4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen
137
4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung
139
4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik
140
4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT
140
4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Termin- und Ablaufplanung
141
4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer
142
4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage
144
4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO
148
4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan
149
4.3.6.5 Terminplanung
151
4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche
153
4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken
154
4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung
156
4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO
158
4.3.6.10 Datenbankauswertungen
159
4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung
160
4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung
161
4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung
162
4.4.2.1 Mitarbeiterliste
163
4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht
164
4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm
169
4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC
172
4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen
173
4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access
173
4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access
176
4.4.4.3 Abfragen erstellen
177
4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel
178
4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Ressourcendatenbanken
179
4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung
179
4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO
183
4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen
184
4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation
185
4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung
185
4.5.2 Kalkulationsarten
186
4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung
187
4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan
187
4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans
189
4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten
189
4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten
190
4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung
191
4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm
193
4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter
195
4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht
195
4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen
196
4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich
197
4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten
199
4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables
200
4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektbudget und Kosten
202
4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget
202
4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten
204
4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene
205
4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan
206
4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver
208
4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen
209
4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse
211
5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung
215
5.1 Termin
215
5.1.1 Terminrückmeldung
215
5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA)
216
5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA)
217
5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen
218
5.1.3.2 Berichtszeitpunkte
219
5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart
220
5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse
222
5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten
225
5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung
225
5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche
227
5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse
228
5.3 Sachfortschritt
230
5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung
230
5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads
231
5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management
232
5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel „Lagerhalle“
234
5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen
236
5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag
238
5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien
242
5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme
246
5.4 Projektdokumentation
247
5.4.1 Anforderungen
247
5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch
248
5.5 Projektberichterstattung
249
5.5.1 Strukturierung der Kommunikation
250
5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte
251
5.5.2.1 Projektleiterliste
251
5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren
252
5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter
254
5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden
258
5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten
258
5.5.4.2 Funktion für den Mailversand
260
5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion
262
5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter
263
6 Phase 4: Projektabschluss
265
6.1 Produkt- und Projektabnahme
265
6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung
267
6.2.1 Nachkalkulation
267
6.2.2 Abweichungsanalyse
268
6.2.3 Projektabschlussbericht
268
6.2.4 Erfahrungssicherung
269
6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular
269
6.3 Projektauflösung
272
7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten
273
7.1 Change Management
273
7.2 Konfigurationsmanagement
275
7.3 Projektqualitätsmanagement
276
7.4 Projektrisikomanagement
279
7.4.1 Risikostrategie
280
7.4.2 Risikoidentifikation
280
7.4.3 Risikobewertung
281
7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung
284
7.4.5 Risikokommunikation
285
7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps
286
7.4.6.1 SmartArts
286
7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren
287
7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell
288
7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik
288
7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung
289
7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks
290
7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen
290
7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Risikoerhebung und Risk Map
294
7.4.8.1 Risiken finden und gewichten
294
7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map
295
7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen
296
7.4.8.4 Liste Projektteam
296
7.4.8.5 Phasen und Vorgänge
296
7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten
297
7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden
298
7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten
299
8 Zusammenfassung und Ausblick
301
9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken
303
9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen
303
9.1.1 Datenüberprüfung
304
9.1.2 Datenüberprüfungslisten
304
9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX
308
9.1.4 Grafische Objekte
310
9.1.5 Matrixformeln
315
9.2 Tabellen und strukturierte Verweise
319
9.2.1 Tabelle anlegen
319
9.2.2 Strukturierte Verweise
322
10 Anhang
327
Abkürzungsverzeichnis
327
Index
331
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