Praxisbuch Microsoft Office SharePoint Server 2007

9 Externe Datenquellen (S. 337-338)

Neben der Möglichkeit zur Schaffung einer Basis für die Zusammenarbeit in einem Unternehmen oder einer Organisation bietet der Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit der Option des Zugriffs auf externe Datenquellen eine nicht zu unterschätzende Möglichkeit der Datenkonsolidierung und der Zusammenfassung von Daten aus unterschiedlichen Quellen unter einer einheitlichen Oberfläche.

9.1 Allgemeines

9.1.1 Was kennzeichnet der Begriff „Externe Datenquellen"?Diese Frage lässt sich relativ einfach beantworten: Alle Daten, die nicht unmittelbar in der SharePoint-Umgebung gespeichert sind, also nicht in den SharePoint-Datenbanken abgelegt werden, werden als externe Daten bezeichnet. Somit sind also Listen, Bibliotheken oder sonstige SharePoint-Objekte (interne) Daten, die direkt in SharePoint abgelegt werden. Im Gegensatz zu den SharePoint-Daten sind beispielsweise ein zentraler Verzeichnisdienst (z.B. ADS), ein Personalabrechnungsprogramm, ein Fakturierungsprogramm, ein ERPSystem (Enterprise Resource Planing), also ein Buchhaltungssystem und auch ein Materialwirtschaftssystem, in der Regel externe Datenquellen.

Bei den vielfältigen Möglichkeiten und der Komplexität von Microsoft Office SharePoint Server 2007 bestünde theoretisch natürlich auch die Möglichkeit, eine der aufgeführten Funktionen in SharePoint abzubilden, aber für die weitere Betrachtung wird davon ausgegangen, dass es sich um externe und eigenständige Programme handelt.

Des Weiteren handelt es sich auch bei sonstigen Anwendungen, die auf beliebigen Datenbanken basieren (Oracle, MS SQL Server usw.), für eine SharePoint-Umgebung ebenfalls um externe Datenquellen. Die Umsetzung des Zugriffs auf externe Datenquellen erfolgt unter Microsoft Office Share- Point Server 2007 mithilfe des Geschäftsdatenkatalogs (BDC-Business Data Catalog). Dies ist ein zentraler Dienst einer SharePoint-Umgebung, mit dem der Datenzugriff auf externe Anwendungen und Verfahren umgesetzt wird.

9.1.2 Welche Vorteile ergeben sich bei der Nutzung externer Datenanbindungen?

„SharePoint ist SharePoint und extern ist extern!" So könnte man argumentieren, wenn man sich näher mit diesem Thema beschäftigt. Aber dies ist sicherlich nicht zu Ende gedacht, denn die Integration externer Datenquellen in eine SharePoint-Umgebung sollte weniger als die Umsetzung von Ideen „spinnerter" Programmierer als vielmehr als Herausforderung zur optimalen Nutzung der SharePoint-Umgebung und Schaffung einer prozessorientierten Arbeitsumgebung betrachtet werden.

Dabei sind auch sehr schnell wesentliche Vorteile einer solchen Integration oder Einbindung ersichtlich. Die wesentlichen sind nachfolgend aufgeführt:

Zentraler Zugriff auf alle Daten.
Größere Flexibilität bei der Auswertung entsprechender Daten.
Definition beliebiger Auswertungen und Suchabfragen für den Zugriff der Anwender.
Datenzusammenführung mit der Möglichkeit übergreifender Auswertungen mehrerer Datenquellen.
Zugriff auf alle benötigten Systeme bzw. auf die Daten der benötigten Systeme aus einer Oberfläche (der SharePoint-Umgebung).
Einheitliche Bedienung der Anwendungen.
Zugriffsmöglichkeit durch andere Anwender mit fast beliebig definierbaren Berechtigungen.

Die Rechteverwaltung kann zentral in Microsoft Office SharePoint Server 2007 erfolgen.