Sebastian Wenzky
Alfresco und Liferay
ECM- und Portal-Lösungen
Inhalt
8
Vorwort
18
Enterprise Open Source mit Alfresco und Liferay
20
Teil I: Alfresco
26
1 Alfresco, das führende Open Source ECM
28
1.1 Alfresco-Historie
29
1.1.1 2005: Das Jahr, in dem alles begann
29
1.1.2 2006.–.2007: Das erste wegweisende Release
31
1.1.3 2007.–.2008: Erhöhung der Flexibilität in der Entwicklung sowie der Verwendung im Unternehmen
32
1.1.4 2008: Alfresco Labs und das Ausprobieren von Neuem
33
1.1.5 2009.–.2011: Alfresco Share als Produktstrategie
34
1.1.6 2012.–.2013: Alfresco 4.X – die Etablierung als Major-Produkt
34
1.2 Warum Alfresco?
35
1.2.1 Flexible und skalierbare Architektur
35
1.2.2 Optimale Schnittstellen und offene Standards
36
1.2.3 Erweiterbarkeit
37
1.2.4 Benutzerfreundlichkeit
37
1.2.5 Automatisierung
38
1.3 Community vs. Enterprise
39
1.4 Alfresco als SharePoint-Ersatz
40
1.5 Community-Version im Unternehmensumfeld
41
1.6 Alfresco-Abonnement
41
1.7 Alfresco im kritischen Unternehmensumfeld
42
1.8 Open Source ECM für das gesamte Unternehmen
43
1.8.1 Architektur im Überblick
44
1.8.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche
44
1.8.3 Entwickler
50
1.8.4 Administratoren
52
2 Los geht’s: Alfresco installieren
56
2.1 Windows-Installation
56
2.2 Linux-Installation
60
2.3 Erweiterte Installationen
60
2.4 Hoch- und Herunterfahren von Alfresco
61
2.5 Add-ons installieren
62
2.6 Installation von wichtigen Erweiterungen für Alfresco
63
2.6.1 Installation des SharePoint-Moduls
63
2.6.2 Installation des Script-Moduls
64
2.7 Weitere Konfigurationen und Einstellungen wie E-Mail etc.
65
2.8 Einstellen des Look & Feels
66
2.9 Die Informationsquelle Nummer 1: Die Dokumentationsseiten von Alfresco
66
3 Alfresco im Detail
68
3.1 Kernkonzept zur Speicherung von Inhalten in Alfresco
68
3.1.1 Nodes – das Kernelement als Informationseinheit
69
3.1.2 Stores – Container zur Speicherung von Nodes
71
3.1.3 Nodes und Stores
71
3.1.4 Content Model – das Herz eines ECM-Systems
72
3.2 Formularverwaltung für neue Models: Mit dem FormService leicht gemacht
73
3.3 Berechtigungen
73
3.3.1 Gruppen und Rollen: Wo ist da eigentlich der Unterschied?
74
3.3.2 Das Berechtigungsmodell in Alfresco
74
3.3.3 Standard-Gruppen in Alfresco
75
3.3.4 Aufbau von Hierarchien in Alfresco
75
3.3.5 Klärung der Berechtigungen für jeden Bereich
76
4 Alfresco Share
78
4.1 Anmeldung
79
4.2 Startseite von Alfresco Share – das User Dashboard
80
4.3 Sites – das Arbeiten in Projektseiten
82
4.3.1 Site Dashboard – die Startseite jedes Projekts
82
4.3.2 Navigationsbereich
84
4.3.3 Berechtigungsmodell in einer Site
84
4.3.4 Features einer Site
85
4.3.5 Verwaltung einer Site
89
4.4 Mein Profil
90
4.5 Das Repository
91
4.6 Begonnene Workflows/aktive Aufgaben
91
4.7 Administration von Alfresco Share
92
4.8 Mehrsprachigkeit einstellen
93
5 Dokumentenmanagement mit Alfresco
94
5.1 Alfresco Share als Dokumentenmanagement-Plattform
94
5.1.1 Detailansicht eines Dokuments
96
5.1.2 Dokumentenbibliothek
99
5.1.3 Überarbeiten eines Dokumentes
99
5.1.4 Klassifizieren des Dokuments mit Kategorien
101
5.1.5 Klassifizieren von Dokumenten via Tagging
101
5.1.6 Kontextbasierte Klassifizierung des Dokuments
102
5.1.7 Suche nach Dokumenten
104
5.2 Strukturieren von Arbeitsaufgaben durch Workflows mit Alfresco Share
109
5.2.1 Verwendung von Workflows für Anwender in Alfresco Share
110
5.2.2 Starten von Workflows
110
5.2.3 Verwalten von zugewiesenen Aufgaben
112
5.2.4 Bearbeiten einer zugewiesenen Aufgabe
113
5.2.5 Detailansicht eines Workflows für Anwender und Verantwortliche
113
5.3 Business Rules
114
5.3.1 Definition einer neuen Rule
115
5.3.2 Simpler Workflow mit Rules
116
5.3.3 Publizieren von genehmigten Inhalten
118
6 Steuern und Verwalten der täglichen Arbeit in Alfresco Share
120
6.1 Verwalten von Sites
120
6.1.1 Site-Details anpassen
121
6.1.2 Site anpassen
122
6.1.3 Mitglieder verwalten
123
6.1.4 Dashboard anpassen
125
6.2 Gruppen und Benutzer
126
6.2.1 Benutzer anlegen
126
6.2.2 Benutzerimport via Excel/CSV
127
6.2.3 Gruppen in Alfresco verwalten
128
6.3 Berechtigungsvergabe in Alfresco
129
6.3.1 Vergabe von Berechtigungen im Repository
130
6.3.2 Berechtigungen innerhalb von Sites
133
6.3.3 Vermischung von Site- und Repository-Konzepten
134
6.3.4 Nutzen von eigenen Site-Rollen
135
6.3.5 Gegenüberstellung der verschiedenen Möglichkeiten
137
6.4 Wiederherstellen von gelöschten Elementen
138
6.5 Der Node-Browser – ein integrales Administrationswerkzeug
139
7 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 1. Teil
142
7.1 Content Model mit eigenen Datentypen und Aspekten erweitern
142
7.1.1 Eigene Dokumententypen und Aspekte in Alfresco anhand eines bekannten Beispiels modellieren
143
7.1.2 Vorgehensweise zur Erstellung eines neuen Models in Alfresco
144
7.1.3 Modellieren des Beispieldatentyps
144
7.1.4 Einbau des Models in Alfresco
152
7.1.5 Verwendung des Models in Alfresco
154
7.1.6 Pflege der Beschriftungen für mehrere Sprachen
159
7.2 Verwendung von Business Rules zur Optimierung der Arbeitsprozesse auf Basis des Models
164
7.2.1 Automatisierte Umwandlung des Dokumententyps
165
7.2.2 Statusänderungen via Mail verschicken
166
7.3 Nutzen eines Dynamic Model zur dynamischen Erstellung von Models zur Laufzeit
169
7.3.1 Neues Wissens-Model erstellen
169
7.3.2 Model in Alfresco registrieren
172
7.3.3 Alfresco Share für die Verwendung des Wissensartikel-Aspekts konfigurieren
173
7.3.4 Vorteile und Nachteile bei der Verwendung von Dynamic Models
175
7.4 Suche nach spezifischen Metadaten im Model durch die erweiterte Suche
176
7.4.1 Konfiguration von Alfresco Share für den Typ „Rechnung“
176
7.4.2 Verwendung der erweiterten Suche in der Oberfläche
177
7.5 Dokumentenbibliothek für Anwender optimieren
178
7.5.1 Metadaten in der Dokumentenbibliothek anzeigen
179
7.5.2 Bearbeitungsstatus als Bild darstellen
181
7.6 Eigene Datenlisten erstellen
185
7.6.1 Projektliste in einem Content Model definieren
186
7.6.2 Mehrsprachigkeit pflegen
189
7.6.3 Eigene Datenliste in Alfresco registrieren
190
7.6.4 Share-Konfiguration anpassen
190
7.6.5 Projektliste in Alfresco verwenden
192
8 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 2. Teil
196
8.1 Installation der Aktion „Aktion ausführen“
196
8.2 Scripting: Effizientes Coding mit großer Wirkung und Reichweite
197
8.2.1 Grundlagen des Scriptings mit Alfresco
197
8.2.2 Nodes mithilfe von ScriptNodes bearbeiten
199
8.2.3 Suche nach Inhalten
202
8.2.4 Actions nutzen, um komplexe Arbeitsabläufe zu starten
205
8.3 Kombinieren von Scripting und Business Rules
207
9 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 3. Teil
210
9.1 Abbildung von Prozessen in Alfresco
211
9.1.1 Klassische Prozesse, welche im Dokumentenmanagement-Bereich als Workflows umgesetzt werden
212
9.1.2 Workflows in Alfresco
214
9.2 Vorgehen zur Erstellung eines neuen Models
223
9.2.1 Inhaltliche Beschreibung des Workflows
223
9.2.2 Workflow-Definition erstellen
225
9.2.3 Workflow-Model definieren
239
9.2.4 Übersetzungen für Mehrsprachigkeit
245
9.2.5 Repository-Initialisierung der Workflow-Dateien
246
9.2.6 Alfresco Share konfigurieren
247
9.2.7 Verwendung des Company-Release-Workflows in Alfresco Share
255
9.2.8 Was passiert jetzt eigentlich mit dem Dokument?
257
Teil II: Liferay
260
10 Liferay, das führende Open Source-Portal
262
10.1 Historie von Portalen und Liferay
263
10.1.1 2000: Das Jahr, in dem alles begann
263
10.1.2 2003.–.2004: Portalspezifikation wird freigegeben und Liferay gegründet
264
10.1.3 2006: Gründung einer europäischen Niederlassung
265
10.1.4 2007: Das Jahr des Anwenders
265
10.1.5 2008: Neue Welten für Liferay
266
10.1.6 2009: Gamechange für Liferay – neue Version für das kritische Geschäftsumfeld verfügbar
267
10.1.7 2010: Liferay 6 und Social Office werden veröffentlicht und ändern noch einmal alles
267
10.1.8 2011 bis 2013 – und darüber hinaus
268
10.2 Warum Liferay?
269
10.2.1 Liferay – mehrere nahtlos ineinander greifende Enterprise-Lösungen
269
10.2.2 Offene Architektur und Standards
270
10.2.3 Hohe Benutzerfreundlichkeit
272
10.2.4 Komplexe Erweiterungen in kurzer Zeit
273
10.2.5 Marketplace
274
10.2.6 Integrationsplattform
274
10.3 Liferay-Portal vs. ESB
275
10.4 Community vs. Enterprise
276
10.5 Liferay als SharePoint-Ersatz
277
10.6 Community-Version im Unternehmensumfeld
278
10.7 Liferay-Subskription
279
10.8 Liferay im kritischen Unternehmensumfeld
280
10.9 Open Source-Portal für das gesamte Unternehmen
282
10.9.1 Architektur im Überblick
282
10.9.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche
283
10.9.3 Entwickler
292
10.9.4 Administratoren
295
11 Installation und Konfiguration von Liferay
300
11.1 Liferay installieren
300
11.1.1 Paket von der Liferay-Website herunterladen und installieren
300
11.1.2 Testweises Starten von Liferay
301
11.2 Installation von neuen Plug-ins im Liferay-Portal
302
11.3 Installation und Konfiguration von wichtigen Features
304
12 Liferay im Detail
306
12.1 Was ist ein Portal?
306
12.2 Was sind Portlets?
308
12.3 Strukturieren von Inhalten, Anwendungen und Usern in Liferay
311
12.4 Berechtigungsvergabe in Liferay
313
12.4.1 Vergabe von Berechtigungen
314
12.4.2 Reguläre Rollen vs. Site-Rollen
315
12.4.3 Rollen vs. Gruppen
315
12.5 Scope – eingeschränkter Datenbereich in Liferay
316
13 Einstieg in Liferay – eine erste Übersicht über die Portalwelt
318
13.1 Startseite von Liferay
319
13.1.1 Einstiegsseite von Liferay
319
13.1.2 Anmelden im Portal
320
13.2 Dockbar
321
13.3 Portlet
322
13.3.1 Ändern der Portlet-Konfiguration sowie des Erscheinungsbildes
324
13.3.2 Verwaltung von Inhalten
325
13.4 Profilbereich des Nutzers
325
13.4.1 Kontrollbereich zur Bearbeitung des Profils
326
13.4.2 Öffentliches Profil
328
13.5 Kontrollbereich zur Verwaltung von Liferay
329
14 Planung und Umsetzung eines Portalprojekts mit Liferay
332
14.1 Vorgehen bei der Umsetzung von Portalprojekten
333
14.1.1 Anforderungsanalyse im Portalumfeld
334
14.1.2 Auswahl des Projekttyps und der Struktur
335
14.1.3 Identifizierung der notwendigen Anwendungen
335
14.1.4 Feinjustierung des Projekts und der Anwendungen
335
14.1.5 Umsetzung und Verifikation der Anforderungen
336
14.2 Portalprojekt mit Liferay umsetzen
337
14.2.1 Erstellen des Projektraums und der Portalseiten
337
14.2.2 Platzieren und Konfigurieren der Portlets auf den Portalseiten
343
14.3 Erstellen des Contents
346
14.3.1 Bearbeitung des Web-Contents auf der Startseite
347
14.3.2 Anlegen einer Umfrage
348
14.4 Feinjustierung des Projekts
349
14.4.1 Ändern des Titels
350
14.4.2 Blog-Portlet an die Posts anpassen
350
14.5 Erstellen und Einladen von Nutzern in das Portalprojekt
351
14.5.1 Nutzer über den Kontrollbereich erstellen
351
14.5.2 Verbinden von Nutzern und Sites
353
14.5.3 Mitgliedschaften verwalten
357
14.6 Erstellen von Blog-Posts mithilfe der Nutzer
358
14.7 Fertiges Ergebnis in der Übersicht
359
14.8 Steuern und Überwachen des Portalprojekts
360
14.8.1 Verwaltung der Inhalte
361
14.8.2 Prozessgesteuerte Freigabe
362
14.8.3 Mitgliedschaften
364
14.8.4 Monitoring
364
14.8.5 Imitierung des Nutzers
365
14.8.6 Weitere wichtige Features
366
15 Organisationsabbildung und Aufbau von Zuständigkeiten
368
15.1 Auswahl der richtigen Mittel für den optimalen Einsatz im Liferay-Portal
369
15.2 Erweiterung des Portalprojekts um Zuständigkeiten, Organisationsbereiche und Rollen
372
15.2.1 Erstellen und Vergabe von Rollen
372
15.2.2 Verknüpfen von Sites und Organisationen
375
16 Neue Arbeits- und Kommunikationspotenziale mit Liferay erschließen
378
16.1 Liferay als zentrale Austauschplattform von Informationen für die tägliche Arbeit
379
16.2 Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration stärken
381
16.2.1 Features in der Übersicht
381
16.2.2 Auswahl der richtigen Funktionen für den täglichen Einsatz
382
16.2.3 Social Activitiy – Ranking von Nutzern bestimmen
386
16.2.4 Social Collaboration in Liferay verwenden
388
16.3 Social Networking mit Liferay
395
16.3.1 Features in der Übersicht
396
16.3.2 Wann ist es sinnvoll, dem Thema „Social“ im Unternehmen nachzugehen?
397
16.3.3 Social Features in Liferay verwenden
397
16.4 Erweiterte Social Collaboration und Networking Features mit Social Office
402
16.4.1 Installation und Konfiguration von Social Office
403
16.4.2 Features im Überblick
404
16.4.3 Social Office in der Verwendung
404
17 Vernetzen, Aggregieren und Auffinden der Inhalte
408
17.1 Anspruch und Wirklichkeit: Die Wichtigkeit von Vernetzung, Aggregation und Klassifikation
409
17.2 Klassifikationen durch Taxonomie und Folksonomie
411
17.2.1 Vergabe von Tags
412
17.2.2 Verwaltung und Verwendung von Kategorien
413
17.2.3 Suche nach Inhalten durch Stichworte und Kategorien
414
17.3 Erweiterung bestimmter Inhaltstypen zur effizienteren Klassifikation
415
17.4 Relationsaufbau leicht gemacht
418
17.4.1 Relationen aufbauen
418
17.4.2 Linkbacks nutzen
419
17.5 Aggregation von Inhalten mit dem Asset Publisher
421
17.6 Kommunikation zwischen Portlets
422
18 Effiziente Webportale mit Liferay aufbauen, steuern und verwalten
424
18.1 Aufbau von Webportalen mit Liferay
425
18.2 Erstellen und Publizieren von Web-Content in Liferay
426
18.2.1 Erstellen, Platzieren und Auffinden von Inhalten
427
18.2.2 Konfiguration von komplexen Web-Content-Strukturen sowie Vorlagen
428
18.3 Web-Inhalte mit Alloy UI benutzerfreundlich optimieren (am Beispiel einer Bilder-Slideshow)
433
18.3.1 Web-Content-Struktur sowie Vorlage erstellen und miteinander verknüpfen
434
18.3.2 Alloy UI-Funktionalität in Vorlage portieren
435
18.4 Prozessgestützte Freigabe von neuen Inhalten mit Workflows
437
18.4.1 Autorität für Review übertragen
438
18.4.2 Freigabe-Workflow dem Inhaltstypen zuweisen
438
18.4.3 Web Content freigeben
439
18.5 Fehlerfreie Verwaltung von Inhalten mit stufenbasierter Publizierung
440
18.5.1 Staging für eine Site konfigurieren
442
18.5.2 Staging in der Praxis
443
18.5.3 Zwei-Phasen-Publizierung
444
18.6 Verwenden von weiteren Liferay-Features zur Potenzialsteigerung des eigenen Webportals
444
18.6.1 Theme und Layout
445
18.6.2 Mobility Access
445
18.6.3 Strukturierung von komplexen Seiten
445
18.6.4 Collaboration und Social Networking
445
19 Liferay mit einfachen Möglichkeiten erweitern
446
19.1 Dokumententypen und Metadaten-Sets anlegen und zuweisen
447
19.1.1 Dokumententyp mit neuen Dokument assoziieren
447
19.1.2 Eigenen Dokumententyp erstellen
449
19.2 Workflows mit Kaleo-Designer erstellen
450
19.3 Neue „Datenbanken“ mithilfe von Datenlisten erstellen
452
19.4 Weitere Möglichkeiten, um Liferay mit einfachen Mitteln zu erweitern
452
19.4.1 Web Form
452
19.4.2 Eigene Attribute
453
19.4.3 Web Content Management
453
20 Administration des Portals
454
20.1 Administrationsmöglichkeiten in der Übersicht
455
20.2 Konfiguration des Portals
456
20.3 Unterstützung der Anwender bei den täglichen Aufgaben im Portal
456
20.3.1 Nutzen des Monitoring-Features
457
20.3.2 Anmeldung als temporärer Anwender
458
20.4 Einstellungen über portal-ext.properties verändern
458
20.4.1 Anschauen der Portal-Eigenschaften
459
20.4.2 Ändern einer Eigenschaft
459
A Potenziale von Alfresco und Liferay zusammen nutzen
462
A.1 Alfresco und Liferay im Vergleich
463
A.2 Integration – Mehrwert vs. Aufwand
465
A.3 Erfolgreiche Anwendungsbeispiele
466
A.4 Technische Umsetzungsbeispiele
470
B Ausblick:
B Ausblick:
482
482
Index
486
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