Alfresco und Liferay

Inhalt

Vorwort

Enterprise Open Source mit Alfresco und Liferay

Teil I: Alfresco

1 Alfresco, das führende Open Source ECM

1.1 Alfresco-Historie

1.1.1 2005: Das Jahr, in dem alles begann

1.1.2 2006.–.2007: Das erste wegweisende Release

1.1.3 2007.–.2008: Erhöhung der Flexibilität in der Entwicklung sowie der Verwendung im Unternehmen

1.1.4 2008: Alfresco Labs und das Ausprobieren von Neuem

1.1.5 2009.–.2011: Alfresco Share als Produktstrategie

1.1.6 2012.–.2013: Alfresco 4.X – die Etablierung als Major-Produkt

1.2 Warum Alfresco?

1.2.1 Flexible und skalierbare Architektur

1.2.2 Optimale Schnittstellen und offene Standards

1.2.3 Erweiterbarkeit

1.2.4 Benutzerfreundlichkeit

1.2.5 Automatisierung

1.3 Community vs. Enterprise

1.4 Alfresco als SharePoint-Ersatz

1.5 Community-Version im Unternehmensumfeld

1.6 Alfresco-Abonnement

1.7 Alfresco im kritischen Unternehmensumfeld

1.8 Open Source ECM für das gesamte Unternehmen

1.8.1 Architektur im Überblick

1.8.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche

1.8.3 Entwickler

1.8.4 Administratoren

2 Los geht’s: Alfresco installieren

2.1 Windows-Installation

2.2 Linux-Installation

2.3 Erweiterte Installationen

2.4 Hoch- und Herunterfahren von Alfresco

2.5 Add-ons installieren

2.6 Installation von wichtigen Erweiterungen für Alfresco

2.6.1 Installation des SharePoint-Moduls

2.6.2 Installation des Script-Moduls

2.7 Weitere Konfigurationen und Einstellungen wie E-Mail etc.

2.8 Einstellen des Look & Feels

2.9 Die Informationsquelle Nummer 1: Die Dokumentationsseiten von Alfresco

3 Alfresco im Detail

3.1 Kernkonzept zur Speicherung von Inhalten in Alfresco

3.1.1 Nodes – das Kernelement als Informationseinheit

3.1.2 Stores – Container zur Speicherung von Nodes

3.1.3 Nodes und Stores

3.1.4 Content Model – das Herz eines ECM-Systems

3.2 Formularverwaltung für neue Models: Mit dem FormService leicht gemacht

3.3 Berechtigungen

3.3.1 Gruppen und Rollen: Wo ist da eigentlich der Unterschied?

3.3.2 Das Berechtigungsmodell in Alfresco

3.3.3 Standard-Gruppen in Alfresco

3.3.4 Aufbau von Hierarchien in Alfresco

3.3.5 Klärung der Berechtigungen für jeden Bereich

4 Alfresco Share

4.1 Anmeldung

4.2 Startseite von Alfresco Share – das User Dashboard

4.3 Sites – das Arbeiten in Projektseiten

4.3.1 Site Dashboard – die Startseite jedes Projekts

4.3.2 Navigationsbereich

4.3.3 Berechtigungsmodell in einer Site

4.3.4 Features einer Site

4.3.5 Verwaltung einer Site

4.4 Mein Profil

4.5 Das Repository

4.6 Begonnene Workflows/aktive Aufgaben

4.7 Administration von Alfresco Share

4.8 Mehrsprachigkeit einstellen

5 Dokumentenmanagement mit Alfresco

5.1 Alfresco Share als Dokumentenmanagement-Plattform

5.1.1 Detailansicht eines Dokuments

5.1.2 Dokumentenbibliothek

5.1.3 Überarbeiten eines Dokumentes

5.1.4 Klassifizieren des Dokuments mit Kategorien

5.1.5 Klassifizieren von Dokumenten via Tagging

5.1.6 Kontextbasierte Klassifizierung des Dokuments

5.1.7 Suche nach Dokumenten

5.2 Strukturieren von Arbeitsaufgaben durch Workflows mit Alfresco Share

5.2.1 Verwendung von Workflows für Anwender in Alfresco Share

5.2.2 Starten von Workflows

5.2.3 Verwalten von zugewiesenen Aufgaben

5.2.4 Bearbeiten einer zugewiesenen Aufgabe

5.2.5 Detailansicht eines Workflows für Anwender und Verantwortliche

5.3 Business Rules

5.3.1 Definition einer neuen Rule

5.3.2 Simpler Workflow mit Rules

5.3.3 Publizieren von genehmigten Inhalten

6 Steuern und Verwalten der täglichen Arbeit in Alfresco Share

6.1 Verwalten von Sites

6.1.1 Site-Details anpassen

6.1.2 Site anpassen

6.1.3 Mitglieder verwalten

6.1.4 Dashboard anpassen

6.2 Gruppen und Benutzer

6.2.1 Benutzer anlegen

6.2.2 Benutzerimport via Excel/CSV

6.2.3 Gruppen in Alfresco verwalten

6.3 Berechtigungsvergabe in Alfresco

6.3.1 Vergabe von Berechtigungen im Repository

6.3.2 Berechtigungen innerhalb von Sites

6.3.3 Vermischung von Site- und Repository-Konzepten

6.3.4 Nutzen von eigenen Site-Rollen

6.3.5 Gegenüberstellung der verschiedenen Möglichkeiten

6.4 Wiederherstellen von gelöschten Elementen

6.5 Der Node-Browser – ein integrales Administrationswerkzeug

7 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 1. Teil

7.1 Content Model mit eigenen Datentypen und Aspekten erweitern

7.1.1 Eigene Dokumententypen und Aspekte in Alfresco anhand eines bekannten Beispiels modellieren

7.1.2 Vorgehensweise zur Erstellung eines neuen Models in Alfresco

7.1.3 Modellieren des Beispieldatentyps

7.1.4 Einbau des Models in Alfresco

7.1.5 Verwendung des Models in Alfresco

7.1.6 Pflege der Beschriftungen für mehrere Sprachen

7.2 Verwendung von Business Rules zur Optimierung der Arbeitsprozesse auf Basis des Models

7.2.1 Automatisierte Umwandlung des Dokumententyps

7.2.2 Statusänderungen via Mail verschicken

7.3 Nutzen eines Dynamic Model zur dynamischen Erstellung von Models zur Laufzeit

7.3.1 Neues Wissens-Model erstellen

7.3.2 Model in Alfresco registrieren

7.3.3 Alfresco Share für die Verwendung des Wissensartikel-Aspekts konfigurieren

7.3.4 Vorteile und Nachteile bei der Verwendung von Dynamic Models

7.4 Suche nach spezifischen Metadaten im Model durch die erweiterte Suche

7.4.1 Konfiguration von Alfresco Share für den Typ „Rechnung“

7.4.2 Verwendung der erweiterten Suche in der Oberfläche

7.5 Dokumentenbibliothek für Anwender optimieren

7.5.1 Metadaten in der Dokumentenbibliothek anzeigen

7.5.2 Bearbeitungsstatus als Bild darstellen

7.6 Eigene Datenlisten erstellen

7.6.1 Projektliste in einem Content Model definieren

7.6.2 Mehrsprachigkeit pflegen

7.6.3 Eigene Datenliste in Alfresco registrieren

7.6.4 Share-Konfiguration anpassen

7.6.5 Projektliste in Alfresco verwenden

8 Alfresco an Unternehmens­anforderungen anpassen – 2. Teil

8.1 Installation der Aktion „Aktion ausführen“

8.2 Scripting: Effizientes Coding mit großer Wirkung und Reichweite

8.2.1 Grundlagen des Scriptings mit Alfresco

8.2.2 Nodes mithilfe von ScriptNodes bearbeiten

8.2.3 Suche nach Inhalten

8.2.4 Actions nutzen, um komplexe Arbeitsabläufe zu starten

8.3 Kombinieren von Scripting und Business Rules

9 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 3. Teil

9.1 Abbildung von Prozessen in Alfresco

9.1.1 Klassische Prozesse, welche im Dokumentenmanagement-Bereich als Workflows umgesetzt werden

9.1.2 Workflows in Alfresco

9.2 Vorgehen zur Erstellung eines neuen Models

9.2.1 Inhaltliche Beschreibung des Workflows

9.2.2 Workflow-Definition erstellen

9.2.3 Workflow-Model definieren

9.2.4 Übersetzungen für Mehrsprachigkeit

9.2.5 Repository-Initialisierung der Workflow-Dateien

9.2.6 Alfresco Share konfigurieren

9.2.7 Verwendung des Company-Release-Workflows in Alfresco Share

9.2.8 Was passiert jetzt eigentlich mit dem Dokument?

Teil II: Liferay

10 Liferay, das führende Open Source-Portal

10.1 Historie von Portalen und Liferay

10.1.1 2000: Das Jahr, in dem alles begann

10.1.2 2003.–.2004: Portalspezifikation wird freigegeben und Liferay gegründet

10.1.3 2006: Gründung einer europäischen Niederlassung

10.1.4 2007: Das Jahr des Anwenders

10.1.5 2008: Neue Welten für Liferay

10.1.6 2009: Gamechange für Liferay – neue Version für das kritische Geschäftsumfeld verfügbar

10.1.7 2010: Liferay 6 und Social Office werden veröffentlicht und ändern noch einmal alles

10.1.8 2011 bis 2013 – und darüber hinaus

10.2 Warum Liferay?

10.2.1 Liferay – mehrere nahtlos ineinander greifende Enterprise-Lösungen

10.2.2 Offene Architektur und Standards

10.2.3 Hohe Benutzerfreundlichkeit

10.2.4 Komplexe Erweiterungen in kurzer Zeit

10.2.5 Marketplace

10.2.6 Integrationsplattform

10.3 Liferay-Portal vs. ESB

10.4 Community vs. Enterprise

10.5 Liferay als SharePoint-Ersatz

10.6 Community-Version im Unternehmensumfeld

10.7 Liferay-Subskription

10.8 Liferay im kritischen Unternehmensumfeld

10.9 Open Source-Portal für das gesamte Unternehmen

10.9.1 Architektur im Überblick

10.9.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche

10.9.3 Entwickler

10.9.4 Administratoren

11 Installation und Konfiguration von Liferay

11.1 Liferay installieren

11.1.1 Paket von der Liferay-Website herunterladen und installieren

11.1.2 Testweises Starten von Liferay

11.2 Installation von neuen Plug-ins im Liferay-Portal

11.3 Installation und Konfiguration von ­wichtigen Features

12 Liferay im Detail

12.1 Was ist ein Portal?

12.2 Was sind Portlets?

12.3 Strukturieren von Inhalten, Anwendungen und Usern in Liferay

12.4 Berechtigungsvergabe in Liferay

12.4.1 Vergabe von Berechtigungen

12.4.2 Reguläre Rollen vs. Site-Rollen

12.4.3 Rollen vs. Gruppen

12.5 Scope – eingeschränkter Datenbereich in Liferay

13 Einstieg in Liferay – eine erste Übersicht über die Portalwelt

13.1 Startseite von Liferay

13.1.1 Einstiegsseite von Liferay

13.1.2 Anmelden im Portal

13.2 Dockbar

13.3 Portlet

13.3.1 Ändern der Portlet-Konfiguration sowie des Erscheinungsbildes

13.3.2 Verwaltung von Inhalten

13.4 Profilbereich des Nutzers

13.4.1 Kontrollbereich zur Bearbeitung des Profils

13.4.2 Öffentliches Profil

13.5 Kontrollbereich zur Verwaltung von Liferay

14 Planung und Umsetzung eines Portalprojekts mit Liferay

14.1 Vorgehen bei der Umsetzung von Portalprojekten

14.1.1 Anforderungsanalyse im Portalumfeld

14.1.2 Auswahl des Projekttyps und der Struktur

14.1.3 Identifizierung der notwendigen Anwendungen

14.1.4 Feinjustierung des Projekts und der Anwendungen

14.1.5 Umsetzung und Verifikation der Anforderungen

14.2 Portalprojekt mit Liferay umsetzen

14.2.1 Erstellen des Projektraums und der Portalseiten

14.2.2 Platzieren und Konfigurieren der Portlets auf den Portalseiten

14.3 Erstellen des Contents

14.3.1 Bearbeitung des Web-Contents auf der Startseite

14.3.2 Anlegen einer Umfrage

14.4 Feinjustierung des Projekts

14.4.1 Ändern des Titels

14.4.2 Blog-Portlet an die Posts anpassen

14.5 Erstellen und Einladen von Nutzern in das Portalprojekt

14.5.1 Nutzer über den Kontrollbereich erstellen

14.5.2 Verbinden von Nutzern und Sites

14.5.3 Mitgliedschaften verwalten

14.6 Erstellen von Blog-Posts mithilfe der Nutzer

14.7 Fertiges Ergebnis in der Übersicht

14.8 Steuern und Überwachen des Portalprojekts

14.8.1 Verwaltung der Inhalte

14.8.2 Prozessgesteuerte Freigabe

14.8.3 Mitgliedschaften

14.8.4 Monitoring

14.8.5 Imitierung des Nutzers

14.8.6 Weitere wichtige Features

15 Organisationsabbildung und Aufbau von Zuständigkeiten

15.1 Auswahl der richtigen Mittel für den optimalen Einsatz im Liferay-Portal

15.2 Erweiterung des Portalprojekts um Zuständigkeiten, Organisationsbereiche und Rollen

15.2.1 Erstellen und Vergabe von Rollen

15.2.2 Verknüpfen von Sites und Organisationen

16 Neue Arbeits- und Kommunikationspotenziale mit Liferay erschließen

16.1 Liferay als zentrale Austauschplattform von Informationen für die tägliche Arbeit

16.2 Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration stärken

16.2.1 Features in der Übersicht

16.2.2 Auswahl der richtigen Funktionen für den täglichen Einsatz

16.2.3 Social Activitiy – Ranking von Nutzern bestimmen

16.2.4 Social Collaboration in Liferay verwenden

16.3 Social Networking mit Liferay

16.3.1 Features in der Übersicht

16.3.2 Wann ist es sinnvoll, dem Thema „Social“ im Unternehmen nachzugehen?

16.3.3 Social Features in Liferay verwenden

16.4 Erweiterte Social Collaboration und Networking Features mit Social Office

16.4.1 Installation und Konfiguration von Social Office

16.4.2 Features im Überblick

16.4.3 Social Office in der Verwendung

17 Vernetzen, Aggregieren und Auffinden der Inhalte

17.1 Anspruch und Wirklichkeit: Die Wichtigkeit von Vernetzung, Aggregation und Klassifikation

17.2 Klassifikationen durch Taxonomie und Folksonomie

17.2.1 Vergabe von Tags

17.2.2 Verwaltung und Verwendung von Kategorien

17.2.3 Suche nach Inhalten durch Stichworte und Kategorien

17.3 Erweiterung bestimmter Inhaltstypen zur effizienteren Klassifikation

17.4 Relationsaufbau leicht gemacht

17.4.1 Relationen aufbauen

17.4.2 Linkbacks nutzen

17.5 Aggregation von Inhalten mit dem Asset Publisher

17.6 Kommunikation zwischen Portlets

18 Effiziente Webportale mit Liferay aufbauen, steuern und verwalten

18.1 Aufbau von Webportalen mit Liferay

18.2 Erstellen und Publizieren von Web-Content in Liferay

18.2.1 Erstellen, Platzieren und Auffinden von Inhalten

18.2.2 Konfiguration von komplexen Web-Content-Strukturen sowie Vorlagen

18.3 Web-Inhalte mit Alloy UI benutzerfreundlich optimieren (am Beispiel einer Bilder-Slideshow)

18.3.1 Web-Content-Struktur sowie Vorlage erstellen und miteinander verknüpfen

18.3.2 Alloy UI-Funktionalität in Vorlage portieren

18.4 Prozessgestützte Freigabe von neuen Inhalten mit Workflows

18.4.1 Autorität für Review übertragen

18.4.2 Freigabe-Workflow dem Inhaltstypen zuweisen

18.4.3 Web Content freigeben

18.5 Fehlerfreie Verwaltung von Inhalten mit stufenbasierter Publizierung

18.5.1 Staging für eine Site konfigurieren

18.5.2 Staging in der Praxis

18.5.3 Zwei-Phasen-Publizierung

18.6 Verwenden von weiteren Liferay-Features zur Potenzialsteigerung des eigenen Webportals

18.6.1 Theme und Layout

18.6.2 Mobility Access

18.6.3 Strukturierung von komplexen Seiten

18.6.4 Collaboration und Social Networking

19 Liferay mit einfachen Möglichkeiten erweitern

19.1 Dokumententypen und Metadaten-Sets anlegen und zuweisen

19.1.1 Dokumententyp mit neuen Dokument assoziieren

19.1.2 Eigenen Dokumententyp erstellen

19.2 Workflows mit Kaleo-Designer erstellen

19.3 Neue „Datenbanken“ mithilfe von Datenlisten erstellen

19.4 Weitere Möglichkeiten, um Liferay mit einfachen Mitteln zu erweitern

19.4.1 Web Form

19.4.2 Eigene Attribute

19.4.3 Web Content Management

20 Administration des Portals

20.1 Administrationsmöglichkeiten in der Übersicht

20.2 Konfiguration des Portals

20.3 Unterstützung der Anwender bei den täglichen Aufgaben im Portal

20.3.1 Nutzen des Monitoring-Features

20.3.2 Anmeldung als temporärer Anwender

20.4 Einstellungen über portal-ext.properties verändern

20.4.1 Anschauen der Portal-Eigenschaften

20.4.2 Ändern einer Eigenschaft

A Potenziale von Alfresco und Liferay zusammen nutzen

A.1 Alfresco und Liferay im Vergleich

A.2 Integration – Mehrwert vs. Aufwand

A.3 Erfolgreiche Anwendungsbeispiele

A.4 Technische Umsetzungsbeispiele

B Ausblick:

482

Index