Handbuch IT-Projektmanagement

Vorwort

Dem Management von IT-Projekten kommt in der Praxis eine immer größere Bedeutung zu. Die Ergebnisse der IT-Projekte, die anschließend als IT-Lösungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen in der Praxis umgesetzt werden, sind schon heute für den Unternehmenserfolg von erheblicher Relevanz. Die Auswertungen von Befragungen und diversen Studien zeigen, dass die Qualität der IT-Services – und damit die Ergebnisqualität aus IT-Projekten heraus – künftig weiter an Bedeutung für die effiziente Umsetzung von Geschäftsprozessen und damit den Unternehmenserfolg gewinnen wird. Themen wie Digitalisierung, Business-IT-Alignment, Enterprise Architecture Management (EAM) und die Etablierung von Führungskräften mit IT-Bezug in der Unternehmensspitze (CIOs, CDOs) zeigen ebenfalls, in welche Richtung sich die IT-Organisation und die Handlungsfelder für das strategische und operative IT-Management in der Praxis bewegen.

Deshalb liegt es nahe, dass IT-Projekte (und Digitalisierungsprojekte) erfolgreich „auf den Weg“ gebracht werden müssen. Doch die Erfahrungen der Praxis zeigen, dass nach wie vor zu viele IT-Projekte im digitalen Zeitalter scheitern: Die Ergebnisse werden erst mit erheblicher Zeitverzögerung vorgelegt, die Kosten „laufen aus dem Ruder“, die Qualität der Ergebnisse lässt zu wünschen übrig und – was besonders gravierend ist – einige Projektergebnisse gelangen überhaupt nicht zur Anwendung (werden erst gar nicht implementiert bzw. von den Anwendern nicht genutzt). Es besteht also erheblicher Handlungsbedarf, um hier Verbesserungen zu erreichen und erfolgreiche IT-Projekte (einschließlich der besonderen digitalen Projekte) zur Regel zu machen.

Ausgehend von den aktuellen Herausforderungen des digitalen Zeitalters besteht für Unternehmen und Dienstleistungsorganisationen die Notwendigkeit, ein Vorgehensmodell für ausgewählte Vorhaben zu entwickeln, die es den Organisationen erlaubt, die richtigen Projekte zu definieren und daraus ein Projektportfolio sowie einen Masterplan bzw. eine Roadmap abzuleiten. Darauf bezogen ist dann ein differenziertes Instrumentarium zur Planung und für das Managen/Steuern der vereinbarten IT- und Digitalisierungsprojekte zu nutzen.

Eine wesentliche Konsequenz sollte sein, dass IT- und Digitalisierungsverantwortliche (CIO, CDO, IT-Leiter (Head of IT), IT-Projektleitungen) und das IT-Personal (bzw. zunehmend auch das Management der Fachbereiche) die für ein erfolgreiches Projektmanagement erforderlichen Methoden, Techniken, Vorgehensweisen und Hilfsmittel kennen und beherrschen müssen, um ihre Projekte erfolgreich durchzuführen. Dazu zählen Konzepte und Verfahren für die Erarbeitung von Projektvisionen und Projektanträgen, systematisch integriertes Anforderungsmanagement, Projektplanungstechniken sowie die eigentliche Durchführung der Projektarbeit. Aber nicht nur methodisches Know-how ist wichtig, auch soziale Kompetenzen sind für eine erfolgreiche Projektarbeit unverzichtbar (Führungsaufgaben gegenüber den Teammitgliedern, Teamarbeit, Förderung der Teamentwicklung etc.). Hinzu kommen neue Herausforderungen im IT-Projektmanagement (beispielhaft seien das Projekt-Risikomanagement, Stakeholder-Management, IT-Projektmarketing, Change-Management, Digitales Transformationsmanagement sowie Qualitätsmanagement in IT-Projekten genannt).

Dieses Handbuch vermittelt ein umfassendes aktuelles und in der Praxis unabkömmliches Wissen aus allen skizzierten Handlungsbereichen sowie verschiedene Sichtweisen des IT-Projektmanagements. Experten aus der Industrie, von Consulting-Unternehmen und Universitäten stellen in den einzelnen Kapiteln die folgenden Themen vor, erläutern bewährte und innovative Instrumente und Techniken für das IT-Projektmanagement, skizzieren beispielhaft Good-Practices aus Unternehmensprojekten (beispielsweise aus dem Umfeld von Web- und Digitalisierungsprojekten) und geben schließlich vielfältige hilfreiche Tipps für die Umsetzung in die Praxis:

• Projektinitiativen, Projektbewertung, Projektportfolios,

• Vorgehensweisen und Frameworks im IT-Projektmanagement (Phasenkonzepte, agiles Projektmanagement, Projektdokumentation),

• Planungsfelder und Methoden für das Management von IT-Projekten (IT-Projekte richtig strukturieren, Personalplanung und Personaleinsatz, Kalkulation und Finanzplanung, Aufwandsschätzung),

• Projektsteuerung – Projektcontrolling-Prozesse, Scorecards und Reports,

• Multiprojektmanagement – organisatorische Verankerung und notwendige Handlungsfelder,

• Requirements Engineering und Projektmanagement,

• Qualitätsmanagement und Risikomanagement für IT-Projekte,

• Umfeldmanagement (IT-Projektmarketing, Stakeholder-Management in IT-Projekten),

• personelle Fragen und Personalführung (Teambildung, IT-Projektteams führen),

• Informations- und Wissensmanagement,

• Compliance in und von IT-Projekten,

• Web-Entwicklungsprojekte planen und managen (Erfahrungsbericht),

• digitale Transformationsprojekte planen und agil steuern,

• Praktiken erfolgreicher IT-Projekte – Projektkultur und Verhaltensmuster.

Das vorliegende Handbuch „IT-Projektmanagement“ soll einen wesentlichen Beitrag leisten, dem IT-Management und allen Beteiligten an IT-Projekten die für die Projektarbeit benötigten Methoden, Instrumente und Führungstechniken zu vermitteln.

IT-Projekte können unterschiedlicher Art sein: Digitalisierungsprojekte (digitale Produkt- und Prozessentwicklungen, IoT-Projekte etc.), Softwareentwicklungsprojekte, Infrastrukturprojekte, datengetriebene Implementationsprojekte (Plattformen, Big Data, Data Analytics), Einführungsprojekte zu IT-Systemen (Standardapplikationen, Cloud-Integration, Mobile Enterprise), Migrationsprojekte sowie strategische Projektformen (z. B. Architekturplanungen). In diesem Handbuch werden alle Varianten berücksichtigt, gleichzeitig wird aber auch auf Besonderheiten bestimmter Projekttypen mit gezieltem Praxisbezug eingegangen.

Was sind die wesentlichen Zielsetzungen des Handbuchs?

• Wenn Sie dieses Handbuch durcharbeiten, können Sie das fachliche Know-how und die administrative Kompetenz erwerben, um IT-Projekte sowie Digitalisierungsprojekte erfolgreich zu starten, zu leiten, zu steuern und letztlich erfolgreich abzuschließen.

• Zusammen mit den Fachkompetenzen erwerben Sie umfassende methodische, soziale und personale Kompetenzen, die für die Wahrnehmung von Aufgaben im IT-Projektmanagement wesentlich sind.

• Das Handbuch soll Ihnen darüber hinaus helfen, Ihre Handlungsstrukturen in IT-Projekten zu erkennen, zu analysieren und so weiterzuentwickeln, dass Sie IT-Projekte erfolgreich leiten bzw. darin erfolgreich mitarbeiten können. Dazu erfolgt in den Beiträgen eine konsequente Orientierung an den Prozessen im Einzelprojektmanagement sowie im Multiprojektmanagement (Projektportfoliomanagement).

• Sie erfahren schließlich auf anschauliche Weise, wie Sie Ihre intuitiven Kenntnisse im IT-Projektmanagement und Ihre allgemein vorhandene Methodenkompetenz auf die beruflichen Herausforderungen von IT-Projekten transferieren können. Gleichzeitig werden Sie so mit den wichtigsten „Projektmanagement-Werkzeugen“ vertraut gemacht.

Insgesamt liefert Ihnen das Handbuch ein umfangreiches Repertoire an Vorgehensweisen, Praxistipps und Methoden zu Projekten im IT-Bereich. Welche der vorgestellten und angebotenen Prozesse, Werkzeuge und Methoden Sie in der Praxis jeweils auswählen und wie Sie diese nutzen, hängt natürlich von Ihrem konkreten Tätigkeitsbereich, den anstehenden Projekttypen, dem Unternehmensumfeld und von Ihnen selbst ab.

Das Handbuch richtet sich primär an Projektleiter sowie Fach- und Führungskräfte im IT-Bereich; beispielsweise

• Projektleiter für IT-Projekte,

• IT-Manager, IT-Leiter, CIOs, CDOs,

• Leitung und Mitarbeit im Projekt-Management-Office (kurz PMO),

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in IT-Projekten,

• IT-Bereichsleiter (z. B. Leiter System- und Anwendungsentwicklung, Leiter Rechenzentrum, Datacenter-Verantwortliche),

• Enterprise-Architekten, IT-Architekten (Solution-, Infrastruktur-, Cloud-Architekten) und IT-Produktverantwortliche,

• IT-Controller, IT-Auditoren und IT-Revisoren,

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