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Joachim Drees, Conny Lang, Marita Schöps
Praxisleitfaden Projektmanagement
Tipps, Tools und Tricks aus der Praxis für die Praxis
Praxisleitfaden Projektmanagement
4
Vorwort
7
1 Gebrauchsanleitung
13
2 Projektdefinition
17
2.1? Projekte
19
2.2? Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben
22
3 Projektorganisation
23
3.1? Rollen in der Projektorganisation
25
3.2? Auftraggeber
27
3.3? Projektleiter
28
3.3.1? Kompetenzen des Projektleiters
29
3.3.2? Aufgaben des Projektleiters
31
3.4? Projektmitarbeiter
32
3.5? Lenkungsausschuss
35
3.6? Projektmentor
38
4 Projektvorbereitung
39
4.1? Projektauslöser versus Projektauftraggeber
41
4.2? Auswahl des Projektleiters
42
4.3? Erstellung des Projektauftrags
45
4.4? Projektziele
47
5 Kickoff
51
5.1? Inhalte des Projekt-Kickoffs
54
5.2? Kraftfeldanalyse
56
6 Auswahl
59
6.1? Auswahl externer Partner
61
6.2? Beauftragung externer Partner
63
6.3? Steuerung externer Partner im Projekt
64
7 Entscheidungssitzungen
67
7.1? Vorbereitung von Entscheidungssitzungen
69
7.2? Durchführung von Entscheidungssitzungen
71
7.3? Nachbereitung von Entscheidungssitzungen
72
7.4? Erfolgskriterien für Entscheidungssitzungen
73
8 Projektmarketing
75
8.1? Nutzen des Projektmarketings
77
8.2? Inhalte des Projektmarketings
78
8.3? Zielgruppen
78
8.4? Kommunikationswege und Medien
80
8.5? Kommunikationsmatrix
81
8.6? Konzepterstellung
82
9 Projektdokumentation
83
10 Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben
89
10.1? Eindeutiger Auftrag mit klarerZielsetzung
92
10.2? Projektleiter bzw. Steuerer
93
10.3? Kickoff und Meetings
94
10.4? Zeitliche (Grob-)Planung
95
10.5? Spielregeln
96
10.6? Jobliste
96
11 Projektplanung
99
11.1? Phasenplan
103
11.2? Projektstrukturplan
104
11.2.1? Top-down
107
11.2.2? Bottom-up
108
11.3? Terminplan
108
11.3.1? Vorwärts-/Rückwärtsplanung
110
11.3.2? Meilensteine
111
11.3.3? Softwareunterstützung bei der Planung
112
11.4? Ressourcen-/Kapazitätsplanung
113
11.5? Kostenplanung
115
11.5.1? Zweck der Kostenplanung
115
11.5.2? Vorgehen bei der Erstellung des Kostenplans
115
11.6? Risikoanalyse
116
12 Projektsteuerung
119
12.1? Steuerungskreislauf
124
12.1.1? Steuerung der Kosten
127
12.1.2? Steuerung der Zeit
128
12.1.3? Steuerung der Qualität/Inhalte
129
12.2? Steuerungsinstrumente
131
12.2.1? Jobliste
131
12.2.2? Meetingliste
132
12.2.3? Statusbericht
133
12.2.4? Decision Diary
134
12.3? Steuerungsprinzipien
135
12.3.1? Prinzip der Selbstanzeige
135
12.3.2? Prinzip der Frühwarnung
136
13 Projektreview
139
14 Projektabschluss
145
15 Projektleitung
149
15.1? Grundsätze
151
15.2? Startphase
152
15.2.1? Projektvorbereitung
152
15.2.2? Projektrollen
152
15.2.3? Kickoff
152
15.2.4? Steuern von externen Partnern
153
15.2.5? Entscheidungssitzungen
153
15.2.6? Projektmarketing
154
15.2.7? Projektdokumentation
154
15.2.8? Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben
154
15.3? Konzeptionsphase
155
15.4? Realisierungsphase
155
15.4.1? Projektsteuerung
155
15.4.2? Projektreview
156
15.5? Projektabschluss
156
16 Toolbox
157
2a Abgrenzung von Projekten
163
4a Vorlage Projektauftrag
164
4b Beispiel Projektauftrag
167
4cBeispiel Zieldefinition
170
4d Ablauf der Projektvorbereitung
171
5a Beispiel Regieplan Kickoff
172
5b Vorlage Regieplan
174
5c Checkliste Kickoff
175
5d Beispiele fu?r Spielregeln
177
5e Besprechungsleitfaden fu?r zielwirksame Meetings
179
5f Vorlage Kontaktdaten
181
5g Vorlage Kraftfeldanalyse 1
182
5h Vorlage Kraftfeldanalyse 2
183
7a Checkliste fu?r Lenkungsausschusssitzungen
184
7b Vorschlag zur Gliederung der Agenda
185
7c Leitfaden zum Aufbau von Argumentationen
186
7d Entscheidungen herbeifu?hren
187
7e Professionelle Präsentation
188
7f Professionelle Moderation
191
7g Umgang mit unterschiedlichen Charakteren
192
7hVorlage Protokoll
193
8a Beispiel Kommunikationsmatrix
194
8b Vorlage Kommunikationsmatrix 1
196
8c Vorlage Kommunikationsmatrix 2
198
9a Vorlage Projektabschlussbericht
199
9b Beispiel Projektabschlussbericht
201
11a Phasenplan fu?r unterschiedliche Projektarten
204
11b Vollständigkeit des Projektstrukturplans
205
11c Definition Arbeitspaket
206
11d Beispiel Arbeitspaket
207
11e Vorlage Arbeitspaket
209
11f Vorlage Terminplan
211
11g Beispiel Terminplanung 1
212
11h Beispiel Terminplanung 2
213
11i Beispiel Terminplanung 3
214
11j Vorlage Projektschnittstellen/Abhängigkeiten
215
11k Vorlage Kapazitätsplanung
216
11l Vorlage Kapazitätsplanung 2
217
11m Vorlage Kostenplanung 1
218
11n Vorlage Kostenplanung 2
219
11o Vorlage Vollkostenrechnung
220
11p Vorlage Risikoanalyse 1
221
11q Vorlage Risikoanalyse 2
222
11r Checkliste Projektplanung
223
12a Checkliste Projekterfolg
225
12b Vorlage Jobliste
226
12c Beispiel Meetingliste
227
12d Vorlage Meetingliste
228
12e Vorlage Statusbericht
229
12f Vorlage Decision Diary
232
12g Vorlage Änderungsmanagement – Change Log
233
13a Vorlage Review 1
234
13b Vorlage Review 2
235
13c Anleitung Feedbackbogen
237
13d Vorlage Feedbackbogen Team
238
13d Vorlage Feedbackbogen Team – Auswertung
240
13e Vorlage Feedbackbogen Management
241
13e Vorlage Feedbackbogen Management – Auswertung
242
14a Agenda fu?r die Projektabschlusssitzung
243
15a Fehler und Erfolgsfaktoren
244
Literatur
247
Index
249
Autoren
251
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