Josef Schwab
Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project. Prozessoptimierung als Projekt
Inhalt
6
Vorwort zur Neuauflage 2005
10
Einleitung Mein Zugang zum Thema
16
Ein anderer Zugang: Die DIN ISO-Norm: 9001:2000
23
1 Prozesse
34
1.1 Was ist ein Prozess?
35
1.2 Etwas Geschichte
38
1.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung
39
1.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft
40
1.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess
43
1.2.4 Hammer/Champy: Das verlorene Band der Geschäftsprozesse
47
1.2.5 Eliyahu M. Goldratt: Neue Suche des Bandes der Produktionsprozesse
51
1.3 Prozesse versus Funktionen
56
1.3.1 Prozessorganisation
58
1.4 Etwas Theorie
61
1.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss
61
1.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe
64
2 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung
70
2.1 Ein typischer Projektablauf
73
2.2 Projektziel bestimmen
75
2.2.1 Das Band entdecken
75
2.2.2 Praktische Tipps dazu
76
2.2.3 Messbare Ziele
78
2.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren
81
2.3.1 Projektleiter ernennen
83
2.3.2 Projektteam, Kick-Off-Meeting
83
2.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing
83
2.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen
84
2.4 Planungsphase
85
2.4.1 Die Projektphasen
85
2.5 Ist-Analyse
86
2.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme
86
2.5.2 Workshop
86
2.5.3 Einzelinterviews
89
2.6 Soll-Konzept
90
2.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen
92
2.6.2 Prozessverantwortliche
92
2.6.3 Reorganisation der Arbeit
93
2.7 Realisierung
94
2.7.1 Testlauf
94
2.7.2 Einführung
95
2.8 Prozess permanent überprüfen
96
2.9 Den Plan optimieren
97
3 Prozessdarstellung mit MS Visio
100
3.1 Arbeiten mit Visio
101
3.2 Sinnbilder und ihre Anwendung
105
3.3 Standardflussdiagramm
109
3.3.1 Prozesssymbole anlegen
110
3.3.2 Symbole beschriften
113
3.3.3 Formatvorlage definieren
114
3.3.4 Entscheidungssymbole
117
3.3.5 Automatische Verbinder
118
3.3.6 Seite einrichten
122
3.3.7 Gruppen verschieben
123
3.3.8 Prozess vervollständigen
124
3.3.9 Titel einfügen
124
3.3.10 Prozesse nummerieren
125
3.4 Arbeiten mit großen Prozessen
126
3.4.1 Zeichenblatt vergrößern
127
3.4.2 Weitere Zeichenblätter
128
3.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse
131
3.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm
137
3.5.1 Fortgeschrittenere Arbeitstechniken
141
3.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt
141
3.5.3 Sprungreferenz einrichten
145
3.5.4 Unterprozesse
147
3.6 Weitere Informationen und Berichte
151
3.6.1 Weitere Informationen aufnehmen
151
3.6.2 Berichte erstellen
154
3.7 Export ins HTML-Format
160
4 Prozessdarstellung mit ViFlow
164
4.1 ViFlow starten
166
4.2 Neuer Prozess
167
4.3 Prozess öffnen
169
4.4 Der ViFlow-Arbeitsbereich
170
4.5 Prozesse erfassen
172
4.5.1 Die Voreinstellungen
172
4.5.2 Bereiche
175
4.5.3 Prozesse
178
4.5.4 Verzweigungen
180
4.5.5 Daten
181
4.5.6 Prozesse nummerieren
187
4.5.7 Nützliche Hilfen
189
4.6 Unterprozesse
191
4.6.1 Unterprozesse anlegen
192
4.6.2 Unterprozesse mehrmals verwenden
195
4.7 Prozesse löschen
199
4.7.1 Symbol löschen
199
4.7.2 Prozess aus der Datenbank löschen
201
4.7.3 Verbinder (Daten) löschen
202
4.7.4 Bereiche löschen
202
4.7.5 Bearbeiten der Vorgaben für die Arten
203
4.8 Die Prozessübersicht
204
4.8.1 Horizontale Prozessverbindungen
206
4.9 Erstellen eigener Symbole
207
4.10 Prozessdarstellung im Intra-/Internet
212
4.10.1 Navigieren
215
4.10.2 Volltextsuche und Sprache
218
4.10.3 HTML-Prozessausgabe finden und starten
219
4.11 Die Informationsbasis vertiefen
220
4.11.1 Bereiche
220
4.11.2 Prozesse
221
4.11.3 Verbesserungspotenziale aufnehmen
223
4.12 Datenbank reorganisieren
226
4.13 Der ViFlow-Reporter
226
4.13.1 Berichte pro Prozess
228
4.13.2 Verbesserungspotenziale auswerten
231
4.13.3 Berichte Alle Prozesse
234
5 Prozessoptimierung mit MS Project
236
5.1 Die Durchlaufzeit
238
5.2 Vorbereitungen in ViFlow
240
5.2.1 Weitere Symbole anlegen
240
5.2.2 Schablone für Projekte
242
5.3 Export nach Project
244
5.3.1 Bearbeitung in Project
246
5.4 Kritischer Weg als Engpass
247
5.4.1 Input-Wächter
248
5.5 Veränderungen der Arbeitsteilung
253
5.5.1 Neue Prozesse messen
258
5.6 Kostenberechnungen in Project
259
Anhang: Ein Projektmanagement-Vorgehensmodell erstellen
264
A.1 Einleitung
264
A.1.1 Projektmanagement als Geschäftsprozess
264
A.1.2 Vorgehensmodelle und Projektmanagement
265
A.1.3 Nutzen eines PM-Vorgehensmodells
266
A.1.4 Die Basis: der PMBOK
268
Guide
268
A.2 Entwicklung eines PM-Vorgehensmodells
271
A.2.1 Von generisch zu spezifisch
271
A.2.2 Ausarbeitung der Bestandteile
273
A.3 Die Umsetzung in ViFlow
275
A.3.1 Gründe für ViFlow
275
A.3.2 Schritt 1 – Stammdaten in ViFlow anlegen
277
A.3.3 Schritt 2 – Grundstruktur der Prozesse erstellen
282
A.3.4 Schritt 3 – Prozesse detaillieren
287
A.4 Das PM-Vorgehensmodell als Webanwendung
291
A.4.1 Export
291
A.4.2 Navigation
295
A.4.3 Die Suchfunktion
304
A.4.4 Wissensgebiete
305
A.5 Fazit
307
Stichwortverzeichnis
308
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