Layered Process Audit (LPA)

2.1	Ablauf eines Layered Process Audits

Vorgesetzte aus definierten unterschiedlichen Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Hilfe von einfachen Checklisten in Stichproben die Einhaltung von Standards, Regeln und Vorgaben (Process) im betrachteten Prozess. Die Fragen in der Checkliste werden idealerweise gemeinsam zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter erstellt. In den meisten Fällen dauern die Audits nur wenige Minuten.

Durch unternehmensspezifische Zielsetzungen, Prozesse und Führungsstrukturen gibt es unterschiedliche Varianten in der Durchführung von Audits. Sehr erfolgreich sind die hierarchischen Audits. Der direkte Vorgesetzte führt das Audit direkt bei seinem Mitarbeiter, unabhängig vom Layer, durch.

Häufig finden in der Automobilindustrie nur die sogenannten Basisaudits statt. Dabei führt der direkte Vorgesetzte sowie Vorgesetzte einer höheren Ebene beim Mitarbeiter am betreffenden Prozess auf Layer 1 LPAs durch.

Über die Rolle, die die Führungskraft hat, lassen sich unterschiedliche Varianten für das Audit erkennen. Bild 2.1 zeigt die grundsätzlichen Varianten, wer von wem auditiert werden kann:

• Fall 1: Die direkte Führungskraft auditiert ihren Mitarbeiter im ausgewählten Prozess.

• Fall 2: Die übergeordnete Führungskraft auditiert die direkte Führungskraft.

• Fall 3: Die übergeordnete Führungskraft auditiert den Mitarbeiter im ausgewählten Prozess.

 

Die LPA-Fragen ergeben sich dabei aus den wichtigen Vorgaben, die für das Erreichen eines guten Ergebnisses notwendig sind. Idealerweise werden die Fragen gemeinsam zwischen Führungskraft und Mitarbeiter erstellt. Forderungen an den Prozess von parallelen Fachabteilungen sollten dabei durch die Führungskraft bewertet und in der Checkliste aufgenommen werden und nicht durch die Fachabteilung direkt in die LPA-Checkliste (Trojanisches Pferd) eingefügt werden.

Anhand der LPA-Checkliste wird überprüft, ob die vorgegebenen Standards im Prozess eingehalten werden.

Vier wesentliche Schritte in einem Layered Process Audit

1. Der Vorgesetzte geht in festgelegten Abständen mit einer vorbereiteten Checkliste zu einem ausgewählten Prozess mit seinen Mitarbeitern.

2. Auf der LPA-Checkliste (max. 1 Seite) findet sich für die wichtigen Standards oder Vorgehen des Prozesses eine Frage.

3. Am Prozess wird jede Frage auf Umsetzung überprüft und dementsprechend mit ja oder nein beantwortet:

   • Wenn eine Frage mit nein beantwortet wird, muss der Vorgesetzte mit den Mitarbeitern korrigieren und das dafür notwendige Vorgehen nachträglich umsetzen. In der Bewertung gibt es die Farbe Gelb.

   • Wenn es nicht möglich ist, den Standard oder das Vorgehen umzusetzen, muss eine grundsätzliche, neue Maßnahme installiert werden. In der Bewertung gibt es die Farbe Rot.

4. Das Ergebnis des Layered Process Audit wird zusammengefasst am LPA-Board visualisiert. In diesem Beispiel würde beim wöchentlichen LPA in der jeweiligen Kalenderwoche die Durchführung mit einem farbigen Symbol und das Ergebnis des Layered Process Audit markiert werden.

• dass die Mitarbeiter die vereinbarten Standards umgesetzt haben oder

• dass der Standard umgesetzt ist, weil es nachträglich gemeinsam geschaffen und den Mitarbeitern die Bedeutung des Standards verdeutlich worden ist,

• dass ein Standard in dem Prozess nicht umsetzbar war und immer noch nicht ist und jetzt eine Maßnahme eingeleitet wurde, um den Standard zu ändern oder ihn umsetzbar zu machen.

Diese Sicherheit und Klarheit über die Standards wird nicht nur der Vorgesetzte bekommen, sondern auch andere Verantwortliche und Mitarbeiter in der Organisation, die sich auf die Ergebnisse aus den Prozessen oder auf die korrekte Umsetzung von Prozessen und vielleicht auch Vereinbarungen verlassen wollen.

Bild 2.2 zeigt den grundsätzlichen Ablauf in einem LPA an einem Prozess mit der beteiligten Führungskraft und einem Mitarbeiter, der auditiert wird.

 

Die LPA-Fragen resultieren aus den Prozessergebnissen, der Zielsetzung des Audits, der jeweiligen Vorgabedokumentation, der Erfahrung der beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter, Anforderungen von Kunden und aktuellen Ergebnissen des Prozesses.

2.2	Korrektur oder Maßnahmen bei Abweichungen vom Standard

Wenn die Führungskraft (Auditor) während des Audits Prozessabweichungen oder nicht umgesetzte Vorgaben feststellt, werden diese sofort gemeinsam mit dem Mitarbeiter (Auditierten) korrigiert.

Wenn geforderte Standards auch gemeinsam mit dem Vorgesetzten nicht umsetzbar sind, müssen entsprechende Maßnahmen in einem Maßnahmenplan formuliert und eine Veränderung in dem Bereich eingeleitet werden.

Bild 2.3 zeigt die unterschiedlichen Möglichkeiten, die sich ergeben, wenn eine Frage in einem Layered Process Audit nicht erfüllt ist.

 

Während der Durchführung der Layered Process Audits werden neben umgesetzten Vorgaben auch nicht umgesetzte Vorgaben auftauchen. Der Vorgesetzte bzw. der Auditor ist verpflichtet, mit dem Mitarbeiter gemeinsam diese nicht umgesetzte Vorgabe (, siehe Bild 2.3) zu korrigieren.

Es wird auch die Situationen geben, in denen der Vorgesetzte und der Mitarbeiter nicht in der Lage sind, die nicht umgesetzte Vorgabe zu korrigieren ( , siehe Bild 2.3). Die Gründe dafür können unterschiedlich sein und müssen ernst genommen werden. Immerhin wird durch die Führung etwas Wichtiges gefordert, das so von den Mitarbeitern nicht umsetzbar ist. In diesem Fall ( ) muss auf einem Maßnahmenplan eine Veränderung über eine entsprechende Maßnahme eingeleitet werden.

Abhängig von den Unternehmen gibt es unterschiedliche Varianten, wer sich um die Umsetzung der Maßnahme kümmert. Der Auditor und der Auditierte sollten es nicht sein, denn sie haben es ja im Audit nicht geschafft, die Vorgabe mit ihren Möglichkeiten umzusetzen. Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten:

1. Der Vorgesetzte im betroffenen Bereich muss entsprechende Mittel zur Verfügung stellen, damit es zu einer Umsetzbarkeit kommt.

2. Eine zentrale Stelle kümmert sich um die Abstellung und beteiligt die relevanten Stellen.

3. Der Prozessverantwortliche aus der Ablauforganisation muss darüber informiert werden und übernimmt die Verantwortung für die Gestaltung und Umsetzung der Maßnahme.

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