Projektmanagement mit Excel

Inhalt

Vorwort

Die Autoren

1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling

2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling

2.1 Grundlegende Begriffe

2.1.1 Projekt

2.1.1.1 Definition nach DIN 69901

2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale

2.1.2 Produkt

2.1.3 Prozess

2.1.4 Projektmanagement

2.2 Projektcharakteristika

2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling

2.3.1 Management

2.3.2 Controlling

2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller

2.3.4 Rollenverständnis des Controllers

2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller

2.4 Projektmanagementregelkreis

2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch – Englisch

2.6 Projektbeispiel „Bau eines Golfplatzes“

2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter

2.6.2 Projektauftrag „Golfplatz Alte Mühle“

2.6.3 Projektprüfung

2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse

2.6.5 Machbarkeitsstudie

2.7 Phasen eines Projektablaufs im Überblick

3 Phase 1: Projektdefinition

3.1 Projektgründung

3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag

3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag

3.2 Definition des Projektziels

3.2.1 Begriff „Projektziel“

3.2.2 Arten von Projektzielen

3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen

3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode

3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte

3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix

3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Zieldefinition

3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele

3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele

3.3 Änderungsverfahren (Change Request)

3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse

3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse

3.4.1.1 Umfeld-Monitoring

3.4.1.2 Stakeholder-Analyse

3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse

3.4.2.1 Formularelemente

3.4.2.2 Bedingungsformate

3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse

3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse

3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil

3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm

3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse

3.5 Projektorganisation

3.5.1 Lenkungsausschuss

3.5.2 Projektteam

3.5.3 Projektleitung

3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam

3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektteamtabelle

3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt

3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen

3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten

3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen

3.6 Prozessorganisation

3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen

3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell

4 Phase 2: Projektplanung

4.1 Strukturplanung

4.1.1 Projektstrukturplan (PSP)

4.1.2 PSP-Typen

4.1.3 Arbeitspaket

4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung

4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung

4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan

4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell

4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen

4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan

4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen

4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan

4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan

4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen

4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung

4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung

4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung

4.2.2.1 Planung der Kapazitäten

4.2.2.2 Bedingungsformate

4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung

4.3 Termin- und Ablaufplanung

4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung

4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen

4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart)

4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik

4.3.4.1 Grundelemente

4.3.4.2 Netzplanarten

4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen

4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung

4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik

4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT

4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Termin- und Ablaufplanung

4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer

4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage

4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO

4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan

4.3.6.5 Terminplanung

4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche

4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die GANTT-Balken

4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung

4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO

4.3.6.10 Datenbankauswertungen

4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung

4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung

4.4.1 Ressourcenarten und Planungsschritte

4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung

4.4.2.1 Mitarbeiterliste

4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht

4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm

4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC

4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen

4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access

4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access

4.4.4.3 Abfragen erstellen

4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel

4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Ressourcendatenbanken

4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung

4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO

4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen

4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation

4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung

4.5.2 Kalkulationsarten

4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung

4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan

4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans

4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten

4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten

4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung

4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm

4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter

4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht

4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen

4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich

4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten

4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables

4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektbudget und Kosten

4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget

4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten

4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene

4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan

4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver

4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen

4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse

5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung

5.1 Termin

5.1.1 Terminrückmeldung

5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA)

5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA)

5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen

5.1.3.2 Berichtszeitpunkte

5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart

5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse

5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten

5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung

5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche

5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse

5.3 Sachfortschritt

5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung

5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads

5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management

5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel „Lagerhalle“

5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen

5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag

5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien

5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme

5.4 Projektdokumentation

5.4.1 Anforderungen

5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch

5.5 Projektberichterstattung

5.5.1 Strukturierung der Kommunikation

5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte

5.5.2.1 Projektleiterliste

5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren

5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter

5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden

5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten

5.5.4.2 Funktion für den Mailversand

5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion

5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter

5.6 Projektberichte mit PowerQuery und Power BI Desktop

5.6.1 Die BI-Werkzeuge von Excel 2016

5.6.2 Excel-Praxis: Mehrprojektverwaltung mit PowerQuery

5.6.2.1 Die Projekte

5.6.3 Excel-Praxis: Projektberichte mit Power BI Desktop

6 Phase 4: Projektabschluss

6.1 Produkt- und Projektabnahme

6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung

6.2.1 Nachkalkulation

6.2.2 Abweichungsanalyse

6.2.3 Projektabschlussbericht

6.2.4 Erfahrungssicherung

6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular

6.3 Projektauflösung

7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten

7.1 Change Management

7.2 Konfigurationsmanagement

7.3 Projektqualitätsmanagement

7.4 Projektrisikomanagement

7.4.1 Risikostrategie

7.4.2 Risikoidentifikation

7.4.3 Risikobewertung

7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung

7.4.5 Risikokommunikation

7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps

7.4.6.1 SmartArts

7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren

7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell

7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik

7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung

7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks

7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen

7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Risikoerhebung und Risk Map

7.4.8.1 Risiken finden und gewichten

7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map

7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen

7.4.8.4 Liste Projektteam

7.4.8.5 Phasen und Vorgänge

7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten

7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden

7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten

8 Zusammenfassung und Ausblick

9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken

9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen

9.1.1 Datenüberprüfung

9.1.2 Datenüberprüfungslisten

9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX

9.1.4 Grafische Objekte

9.1.5 Matrixformeln

9.2 Tabellen und strukturierte Verweise

9.2.1 Tabelle anlegen

9.2.2 Strukturierte Verweise

9.2.3 BI-Tools im Projektmanagement

10 Abkürzungsverzeichnis

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